Mediating a Workplace Conflict

Ms. Lan: Chào anh Hùng, chào chị Mai. Cảm ơn hai anh chị đã dành thời gian gặp mặt hôm nay. Như chúng ta đã thảo luận qua, có vẻ như có một số khúc mắc trong việc phối hợp công việc gần đây giữa hai bên, đặc biệt là ở dự án “Mở rộng Thị trường Miền Nam”. Tôi muốn lắng nghe quan điểm của mỗi người để chúng ta cùng tìm hướng giải quyết tốt nhất.

Ms. Lan: Hello Mr. Hùng, hello Ms. Mai. Thank you both for making time to meet today. As we've discussed, it seems there have been some difficulties in recent work coordination between you two, especially on the 'Southern Market Expansion' project. I'd like to hear each person's perspective so we can find the best solution together.

Mr. Hùng: Kính chào chị Lan, và chào chị Mai. Thật ra, tôi cũng đã muốn trao đổi về vấn đề này. Theo tôi, tiến độ của phần khảo sát thị trường do chị Mai phụ trách đã bị chậm hơn so với kế hoạch ban đầu khá nhiều, và một số thông tin đầu vào tôi cần để xây dựng chiến lược lại chưa được cung cấp kịp thời. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành báo cáo tổng thể của tôi.

Mr. Hùng: Good morning, Ms. Lan, and hello Ms. Mai. Actually, I also wanted to discuss this issue. In my opinion, the progress of the market research part, which Ms. Mai was responsible for, has been significantly slower than the initial plan, and some crucial input I needed for strategy development was not provided in time. This directly impacts the completion of my overall report.

Ms. Mai: Chào chị Lan, chào anh Hùng. Tôi hiểu sự sốt ruột của anh Hùng. Tuy nhiên, tôi cần phải làm rõ. Khi nhận nhiệm vụ, tôi chỉ được giao thu thập dữ liệu sơ bộ. Anh Hùng có nói sẽ cung cấp các tiêu chí cụ thể hơn để tôi tập trung, nhưng tôi chưa nhận được chi tiết đó. Hơn nữa, đội ngũ của tôi gặp khó khăn trong việc tiếp cận một số đối tác chủ chốt, điều này nằm ngoài dự kiến và đã được tôi báo cáo sơ bộ.

Ms. Mai: Hello Ms. Lan, hello Mr. Hùng. I understand Mr. Hùng's urgency. However, I need to clarify. When I received the task, I was only assigned to collect preliminary data. Mr. Hùng mentioned he would provide more specific criteria for me to focus on, but I haven't received those details. Furthermore, my team encountered difficulties in accessing some key partners, which was unforeseen and had been reported by me preliminarily.

Ms. Lan: Cảm ơn anh Hùng và chị Mai đã chia sẻ những góc nhìn ban đầu. Hùng, anh có nhớ đã trao đổi những tiêu chí cụ thể đó với Mai chưa? Còn Mai, những khó khăn phát sinh đó đã được báo cáo rõ ràng đến ai và vào thời điểm nào để chúng ta cùng xem xét?

Ms. Lan: Thank you, Mr. Hùng and Ms. Mai, for sharing your initial perspectives. Hùng, do you recall discussing those specific criteria with Mai? And Mai, to whom and when were those emerging difficulties clearly reported so we can review them?

Mr. Hùng: Tôi nhớ là đã gửi một email tóm tắt các yêu cầu chính cho chị Mai vào đầu tuần trước, và cũng có trao đổi nhanh qua điện thoại. Có lẽ tôi đã không nhấn mạnh đủ độ quan trọng của các tiêu chí đó. Tôi thành thật xin lỗi nếu điều đó gây hiểu lầm.

Mr. Hùng: I recall sending a summary email of the main requirements to Ms. Mai early last week, and we also had a quick chat over the phone. Perhaps I didn't emphasize the importance of those criteria enough. I sincerely apologize if that caused misunderstanding.

Ms. Mai: Email đó tôi có nhận được, nhưng nội dung khá tổng quát, chưa thực sự đi sâu vào các chỉ số đo lường cụ thể mà anh Hùng cần. Về việc báo cáo khó khăn, tôi đã cập nhật trong báo cáo tiến độ hàng ngày trên hệ thống chung, và cũng có trao đổi với anh Trí bên bộ phận hỗ trợ kỹ thuật về vấn đề tiếp cận dữ liệu.

Ms. Mai: I did receive that email, but the content was quite general, not truly delving into the specific metrics Mr. Hùng needed. Regarding reporting difficulties, I updated it in the daily progress report on the common system, and also discussed it with Mr. Trí from the technical support department about data access issues.

Ms. Lan: Vậy có vẻ như có một khoảng trống trong việc truyền đạt kỳ vọng và tiếp nhận thông tin phản hồi. Hùng, anh có nghĩ rằng việc truyền đạt yêu cầu của mình rõ ràng và chi tiết hơn ngay từ đầu sẽ giúp ích không? Còn Mai, chị có cách nào để đảm bảo những khó khăn phát sinh được thông báo trực tiếp đến Hùng một cách kịp thời hơn, thay vì chỉ qua hệ thống chung?

Ms. Lan: So it seems there's a gap in conveying expectations and receiving feedback. Hùng, do you think clarifying your requirements more clearly and in detail from the outset would help? And Mai, do you have a way to ensure that emerging difficulties are communicated directly to Hùng more promptly, rather than just through the common system?

Mr. Hùng: Tôi hoàn toàn đồng ý. Tôi sẽ rút kinh nghiệm sâu sắc về cách thức truyền đạt yêu cầu. Lần tới, tôi sẽ chủ động lập một bản kế hoạch chi tiết với các tiêu chí và thời hạn rõ ràng, và sẽ có buổi họp trực tiếp để trao đổi kỹ lưỡng hơn trước khi bắt đầu công việc.

Mr. Hùng: I completely agree. I will learn a profound lesson about how to convey requirements. Next time, I will proactively create a detailed plan with clear criteria and deadlines, and we will have a direct meeting to discuss thoroughly before commencing work.

Ms. Mai: Vâng, tôi cũng nhận ra trách nhiệm của mình trong việc chủ động hơn. Tôi đề xuất chúng ta có thể thiết lập một kênh liên lạc riêng biệt, ví dụ như một nhóm chat nhanh hoặc cuộc gọi ngắn hàng ngày vào buổi sáng, để cập nhật tình hình và nêu ra bất kỳ trở ngại nào một cách kịp thời. Đồng thời, tôi sẽ gửi các báo cáo tiến độ chi tiết hơn đến anh Hùng trực tiếp.

Ms. Mai: Yes, I also recognize my responsibility to be more proactive. I propose we could establish a separate communication channel, such as a quick chat group or a short daily morning call, to update on the situation and raise any obstacles promptly. At the same time, I will send more detailed progress reports directly to Mr. Hùng.

Ms. Lan: Những đề xuất đó rất xây dựng và khả thi. Anh Hùng, chị Mai, hai bên có đồng ý với những giải pháp này không? Chúng ta cần cam kết thực hiện để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong tương lai.

Ms. Lan: Those proposals are very constructive and feasible. Mr. Hùng, Ms. Mai, do both parties agree with these solutions? We need to commit to implementing them to ensure effective coordination in the future.

Mr. Hùng: Tôi đồng ý hoàn toàn. Tôi tin rằng với cách tiếp cận mới này, chúng ta sẽ tránh được những hiểu lầm không đáng có.

Mr. Hùng: I completely agree. I believe that with this new approach, we will avoid unnecessary misunderstandings.

Ms. Mai: Tôi cũng đồng ý. Sẽ chủ động hơn trong việc giao tiếp và cung cấp thông tin. Cảm ơn chị Lan đã lắng nghe và giúp chúng tôi nhìn nhận vấn đề một cách khách quan.

Ms. Mai: I also agree. I will be more proactive in communicating and providing information. Thank you, Ms. Lan, for listening and helping us view the issue objectively.

Ms. Lan: Rất tốt. Vậy là chúng ta đã thống nhất về cách thức cải thiện sự phối hợp. Tôi sẽ theo dõi sát sao tiến độ và hiệu quả của các giải pháp này. Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, đừng ngần ngại trao đổi lại với tôi hoặc trực tiếp với nhau. Cảm ơn hai anh chị.

Ms. Lan: Excellent. So we have agreed on how to improve coordination. I will closely monitor the progress and effectiveness of these solutions. If any issues arise, don't hesitate to discuss them with me or directly with each other. Thank you both.

Mr. Hùng: Vâng, cảm ơn chị Lan. Chúc chị một ngày làm việc hiệu quả.

Mr. Hùng: Yes, thank you, Ms. Lan. Wish you a productive day.

Ms. Mai: Cảm ơn chị Lan rất nhiều. Tôi sẽ gửi email tổng hợp lại các đề xuất đã thống nhất cho cả ba chúng ta.

Ms. Mai: Thank you very much, Ms. Lan. I will send a summary email of the agreed proposals to all three of us.

Chúng ta cần tìm hiểu gốc rễ của vấn đề.

We need to get to the root of the problem.

Tôi muốn lắng nghe quan điểm từ cả hai phía.

I want to hear perspectives from both sides.

Anh/chị có đề xuất giải pháp nào không?

Do you have any proposed solutions?

Chúng ta hãy cùng nhau tìm một giải pháp đôi bên cùng có lợi.

Let's find a win-win solution together.

Tôi tin rằng chúng ta có thể vượt qua trở ngại này.

I believe we can overcome this obstacle.

Xin vui lòng giữ cho cuộc thảo luận mang tính xây dựng.

Please keep the discussion constructive.

Chúng ta cần một cam kết rõ ràng từ tất cả các bên.

We need a clear commitment from all parties.

Tôi sẽ theo dõi sát sao việc thực hiện các giải pháp này.

I will closely monitor the implementation of these solutions.