Situation Context
A senior Human Resources manager at a large corporation in Hanoi is conducting a pre-mediation interview with the head of the marketing department before a formal joint mediation session.
The mediator's goal is to understand each party's perspective, identify underlying interests, and build sufficient trust to make the joint session productive. The marketing director has been locked in a prolonged conflict with the head of the sales department over overlapping areas of authority and alleged boundary violations, and arrives at this meeting with visible skepticism about the process.
Dialogue
A: Cảm ơn chị đã dành thời gian tham dự buổi hòa giải này. Tôi hiểu rằng tình huống hiện tại không hề dễ chịu, nhưng tôi hy vọng chúng ta có thể cùng nhau tìm ra một giải pháp thỏa đáng cho tất cả các bên.
A: Thank you for taking the time to attend this mediation session. I understand that the current situation is far from comfortable, but I hope that together we can find a satisfactory solution for all parties involved.
B: Tôi trân trọng thiện chí của anh, nhưng thành thật mà nói, tôi vẫn còn nhiều hoài nghi về hiệu quả của quy trình này. Mâu thuẫn giữa tôi và anh Hùng đã tích tụ suốt gần hai năm, và tôi không chắc liệu một buổi hòa giải có thể giải quyết được tất cả.
B: I appreciate your goodwill, but honestly, I still have many doubts about the effectiveness of this process. The conflict between me and Mr. Hùng has been accumulating for nearly two years, and I am not sure whether a single mediation session can resolve everything.
A: Sự hoài nghi của chị là hoàn toàn có cơ sở, và tôi đánh giá cao sự thẳng thắn đó. Tuy nhiên, kinh nghiệm của tôi cho thấy rằng những xung đột dường như bất khả hòa giải nhất đôi khi lại có thể được tháo gỡ khi cả hai bên thực sự lắng nghe nhau.
A: Your skepticism is entirely well-founded, and I value that candor. However, my experience shows that even the most seemingly irreconcilable conflicts can sometimes be untangled when both sides truly listen to each other.
B: Vấn đề cốt lõi không chỉ là sự bất đồng về quan điểm công việc. Tôi cảm thấy rằng anh Hùng đã nhiều lần vượt quyền hạn của mình, can thiệp vào những quyết định thuộc thẩm quyền của phòng marketing mà không có sự tham vấn trước.
B: The core issue is not merely a disagreement about work perspectives. I feel that Mr. Hùng has repeatedly overstepped his authority, interfering in decisions that fall under the jurisdiction of the marketing department without any prior consultation.
A: Cảm ơn chị đã chia sẻ điều đó. Để tôi làm rõ một điểm: vai trò của tôi trong buổi hòa giải này không phải là phán xét ai đúng ai sai, mà là tạo ra một không gian an toàn để cả hai bên có thể bày tỏ quan điểm và tìm kiếm con đường phía trước.
A: Thank you for sharing that. Let me clarify one point: my role in this mediation is not to judge who is right or wrong, but to create a safe space where both parties can express their perspectives and seek a way forward.
B: Tôi hiểu vai trò của anh. Nhưng nếu không có sự thừa nhận từ phía anh Hùng về những gì đã xảy ra, tôi thực sự khó lòng cam kết với bất kỳ thỏa thuận nào.
B: I understand your role. But without acknowledgment from Mr. Hùng's side about what happened, I genuinely find it difficult to commit to any agreement.
A: Đó là một mối quan tâm chính đáng. Chị có thể mô tả cụ thể hơn về trường hợp mà chị cảm thấy ranh giới thẩm quyền bị vi phạm nghiêm trọng nhất không? Điều đó sẽ giúp tôi hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề.
A: That is a legitimate concern. Could you describe more specifically the instance where you felt the boundary of authority was most seriously violated? That will help me better understand the nature of the issue.
B: Điển hình nhất là vụ chiến dịch ra mắt sản phẩm vào tháng Ba. Anh Hùng đã tự ý liên hệ trực tiếp với đối tác truyền thông của chúng tôi và yêu cầu thay đổi thông điệp quảng cáo mà không thông báo cho tôi. Điều này không chỉ gây ra sự nhầm lẫn mà còn làm tổn hại đến uy tín của phòng tôi trước đối tác.
B: The clearest example was the product launch campaign in March. Mr. Hùng unilaterally contacted our media partners and demanded changes to the advertising message without informing me. This not only created confusion but also damaged my department's credibility with those partners.
A: Tôi ghi nhận điều đó. Tôi muốn hỏi thêm: ngoài việc được thừa nhận, điều gì là quan trọng nhất đối với chị trong việc giải quyết xung đột này? Ý tôi là, kết quả lý tưởng mà chị mong muốn là gì?
A: I take note of that. I would like to ask further: beyond acknowledgment, what is most important to you in resolving this conflict? What I mean is, what is the ideal outcome you are hoping for?
B: Điều tôi mong muốn là có một cơ chế phối hợp rõ ràng giữa hai phòng ban, được ghi nhận bằng văn bản và được ban lãnh đạo phê duyệt. Không phải để hạn chế sự hợp tác, mà để tránh những sự chồng chéo gây hại cho công việc chung.
B: What I want is a clear coordination mechanism between the two departments, documented in writing and approved by senior management. Not to restrict collaboration, but to prevent the kind of overlapping responsibilities that harm our shared work.
A: Đề xuất của chị rất xây dựng và thực tiễn. Tôi muốn chị biết rằng anh Hùng cũng đã bày tỏ mong muốn có một quy trình làm việc chung rõ ràng hơn, mặc dù từ góc độ của anh ấy, vấn đề có thể được nhìn nhận hơi khác.
A: Your proposal is very constructive and practical. I want you to know that Mr. Hùng has also expressed a desire for a clearer shared working process, although from his perspective, the issue may be perceived somewhat differently.
B: Điều đó thật ra khiến tôi ngạc nhiên. Tôi vẫn luôn có ấn tượng rằng anh ấy muốn duy trì sự mơ hồ trong phân chia trách nhiệm vì nó tạo ra lợi thế cho anh ấy.
B: That actually surprises me. I have always had the impression that he wanted to maintain ambiguity in the division of responsibilities because it gave him an advantage.
A: Đây chính xác là lý do tại sao buổi đối thoại trực tiếp lại quan trọng đến vậy — để kiểm chứng những giả định có thể không phản ánh thực tế. Tôi tin rằng cả hai bên đều có những điểm chung mà chưa được khám phá đầy đủ.
A: This is precisely why direct dialogue matters so much — to test assumptions that may not reflect reality. I believe both parties share common ground that has not yet been fully explored.
B: Anh nói có lý. Tôi đồng ý thử tiếp cận buổi hòa giải với tinh thần cởi mở hơn, dù tôi không hứa trước về kết quả.
B: You make a fair point. I agree to try approaching the mediation session with a more open mind, though I am making no promises about the outcome in advance.
A: Đó là tất cả những gì tôi có thể yêu cầu, và tôi trân trọng sự cởi mở đó của chị. Chúng ta sẽ bắt đầu buổi hòa giải chung vào lúc hai giờ chiều. Nếu có bất kỳ điều gì chị muốn chia sẻ thêm trước đó, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
A: That is all I can ask, and I truly appreciate that openness from you. We will begin the joint mediation session at two o'clock this afternoon. If there is anything else you wish to share before then, please do not hesitate to contact me.
Key Vocabulary
| Tiếng Việt | Meaning | Example |
|---|---|---|
| hòa giải | mediation; reconciliation | Buổi hòa giải diễn ra trong bầu không khí căng thẳng nhưng chuyên nghiệp. |
| hoài nghi | skepticism; doubt | Sự hoài nghi của cô ấy về quy trình này là hoàn toàn có cơ sở. |
| tích tụ | to accumulate; to build up over time | Mâu thuẫn đã tích tụ suốt nhiều tháng mà không được giải quyết. |
| vượt quyền hạn | to overstep one's authority | Anh ấy đã vượt quyền hạn khi tự ý ký hợp đồng với đối tác. |
| thẩm quyền | jurisdiction; authority; official competence | Quyết định này nằm trong thẩm quyền của giám đốc marketing. |
| tham vấn | to consult; prior consultation | Mọi thay đổi lớn đều cần có sự tham vấn từ các bên liên quan. |
| thừa nhận | acknowledgment; to admit; to recognize | Sự thừa nhận lỗi lầm là bước đầu tiên để hàn gắn mối quan hệ. |
| ranh giới thẩm quyền | boundary of authority | Ranh giới thẩm quyền giữa hai phòng ban cần được làm rõ bằng văn bản. |
| chồng chéo | overlapping; to overlap (of responsibilities) | Sự chồng chéo trách nhiệm thường dẫn đến xung đột nội bộ. |
| cơ chế phối hợp | coordination mechanism | Công ty cần xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả hơn giữa các phòng ban. |
| mơ hồ | ambiguous; vague; deliberately unclear | Những quy định mơ hồ thường tạo ra khoảng trống cho sự lạm quyền. |
| giả định | assumption; unverified presumption | Chúng ta không nên quyết định dựa trên những giả định chưa được kiểm chứng. |
| xây dựng | constructive (in tone or approach) | Đề xuất mang tính xây dựng sẽ giúp hai bên dễ đạt được đồng thuận hơn. |
| tháo gỡ | to untangle; to resolve a complex impasse | Người hòa giải có nhiệm vụ tháo gỡ những nút thắt trong quan hệ các bên. |
| cởi mở | open-minded; receptive to dialogue | Tinh thần cởi mở là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ cuộc đàm phán nào. |
Cultural Notes
Tip: In Vietnamese professional culture, the concept of thể diện (face or social standing) plays a central role in conflict resolution. A skilled mediator will carefully frame discussions to allow both parties to maintain dignity, avoiding any language that forces one side to publicly admit fault in ways that feel humiliating. This is why experienced Vietnamese mediators rely heavily on indirect phrasing and focus on forward-looking solutions rather than backward-looking blame.
Tip: Hierarchy deeply shapes mediation dynamics in Vietnamese workplaces. The presence of a respected senior figure — such as an HR director or a higher-ranking department head — often lends more legitimacy to the process than any formal procedure alone. When selecting a mediator, Vietnamese organizations frequently prioritize someone whose seniority and authority both parties already respect, since that credibility is a prerequisite for either side to feel safe enough to be candid.
Tip: The phrase giữ hòa khí (maintaining harmony) is a guiding value in Vietnamese interpersonal and professional relationships. Even in the midst of genuine conflict, the outward appearance of civility is considered important. Aggressive or confrontational language — even when factually justified — can be counterproductive in Vietnamese mediation contexts, as it signals a breakdown of relational norms and risks hardening rather than softening the other party's position.
Tip: Written agreements (văn bản) hold particular weight in Vietnamese business culture. A verbal understanding reached during mediation is often considered informal and therefore fragile. For a resolution to feel durable, both parties and their supervisors typically expect it to be formalized in a signed document bearing the approval of relevant management. This practice reflects a broader cultural tendency to anchor commitments in official documentation rather than relying on goodwill alone.
Tip: Vietnamese workplace relationships are built gradually through shared history and demonstrated loyalty, so conflicts between long-standing colleagues carry a heavier emotional weight than disputes between newer acquaintances. A mediator who acknowledges this relational depth — and frames the resolution as an opportunity to preserve a valued working relationship rather than simply settling a transactional dispute — is far more likely to achieve a lasting and genuinely accepted outcome.
Practice Exercises
1. Mâu thuẫn giữa hai phòng ban đã _____ suốt gần hai năm mà không được xử lý triệt để. (built up / accumulated)
Answer
tích tụ
2. Vai trò của người hòa giải không phải là phán xét ai đúng ai sai, mà là tạo ra một không gian _____ để các bên có thể đối thoại thẳng thắn. (safe)
Answer
an toàn
3. Bà ấy yêu cầu thiết lập một cơ chế _____ rõ ràng được ghi nhận bằng văn bản để tránh sự chồng chéo trách nhiệm. (coordination)
Answer
phối hợp
4. Chúng ta cần _____ những giả định đó bằng đối thoại trực tiếp trước khi đưa ra bất kỳ kết luận nào. (verify / test)
Answer
kiểm chứng
5. Đề xuất của anh ấy rất _____ và thực tiễn — nó mở ra con đường cho cả hai bên cùng tiến tới một thỏa thuận. (constructive)
Answer
xây dựng
Useful Expressions
Tôi đánh giá cao sự thẳng thắn của anh/chị trong tình huống này.
I value your candor in this situation. (Used to validate openness without judgment.)
Sự hoài nghi của anh/chị là hoàn toàn có cơ sở.
Your skepticism is entirely well-founded. (Acknowledging doubt while keeping dialogue open.)
Vai trò của tôi là tạo ra một không gian an toàn để các bên bày tỏ quan điểm.
My role is to create a safe space for the parties to express their perspectives.
Chúng ta cần kiểm chứng những giả định chưa được xác minh trước khi tiến thêm.
We need to test unverified assumptions before moving forward.
Tôi tin rằng hai bên có nhiều điểm chung hơn những gì thấy trên bề mặt.
I believe both parties have more common ground than what appears on the surface.
Không phải để hạn chế sự hợp tác, mà để tránh những sự chồng chéo không cần thiết.
Not to restrict collaboration, but to prevent unnecessary overlapping of responsibilities.
Tôi đồng ý tiếp cận vấn đề với tinh thần cởi mở, dù không hứa trước về kết quả.
I agree to approach the matter with an open mind, though I make no promises about the outcome.
Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu có bất kỳ điều gì muốn chia sẻ thêm trước buổi họp chung.
Do not hesitate to contact me if there is anything more you wish to share before the joint session.