Key Vocabulary
Below is a list of essential Vietnamese vocabulary related to logistics and delivery services, along with their English translations and example sentences to help you understand their usage in context.
| Vietnamese | English | Example |
|---|---|---|
| Hậu cần | Logistics | Công ty chúng tôi chuyên về dịch vụ hậu cần quốc tế. |
| Giao hàng | Delivery (noun/verb) | Thời gian giao hàng dự kiến là ba ngày làm việc. |
| Kho bãi | Warehouse / Warehousing | Chúng ta cần tìm một kho bãi lớn hơn ở ngoại ô. |
| Lô hàng | Shipment / Consignment | Lô hàng này sẽ được chuyển đi vào tuần tới. |
| Kiện hàng / Bưu kiện | Package / Parcel | Anh có thể giúp tôi đóng gói kiện hàng này không? |
| Người gửi | Sender | Xin vui lòng kiểm tra thông tin người gửi. |
| Người nhận | Recipient | Chúng tôi sẽ thông báo cho người nhận khi hàng đến. |
| Theo dõi đơn hàng | Order tracking | Bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình trực tuyến. |
| Hải quan | Customs | Thủ tục hải quan mất khá nhiều thời gian. |
| Nhập khẩu | Import | Việt Nam nhập khẩu rất nhiều linh kiện điện tử. |
| Xuất khẩu | Export | Chúng tôi đang tìm cách mở rộng thị trường xuất khẩu. |
| Vận chuyển | Transportation / Shipping | Chi phí vận chuyển sẽ được tính riêng. |
| Đơn hàng | Order | Chúng tôi đã nhận được đơn hàng của quý khách. |
| Giao hàng nhanh | Express delivery | Nếu cần gấp, bạn nên chọn giao hàng nhanh. |
| Cước phí | Freight / Shipping cost | Cước phí vận chuyển cho lô hàng này là bao nhiêu? |
Useful Phrases
Here are some useful Vietnamese phrases that will help you communicate effectively in logistics and delivery contexts.
Xin vui lòng cho tôi biết tình trạng đơn hàng.
Please tell me the status of the order.
Lô hàng dự kiến đến khi nào?
When is the shipment expected to arrive?
Chúng tôi cần dịch vụ giao hàng tận nơi.
We need door-to-door delivery service.
Bạn có thể cung cấp mã theo dõi không?
Can you provide a tracking code?
Phí vận chuyển cho mặt hàng này là bao nhiêu?
How much is the shipping fee for this item?
Tôi muốn gửi một kiện hàng đi Hà Nội.
I want to send a package to Hanoi.
Có thể giao hàng vào cuối tuần không?
Is it possible to deliver on the weekend?
Hàng hóa của chúng tôi cần được bảo quản lạnh.
Our goods need to be kept refrigerated.
Chúng tôi gặp vấn đề với thủ tục hải quan.
We are having issues with customs procedures.
Công ty bạn có kinh nghiệm về hậu cần quốc tế không?
Does your company have experience in international logistics?
Xin hãy xác nhận địa chỉ người nhận.
Please confirm the recipient's address.
Chúng tôi cần báo giá cho dịch vụ kho bãi.
We need a quote for warehousing services.
Sample Dialogue
Here’s a realistic business conversation between a client representative, Mai, and a logistics manager, Quang, discussing shipment status.
Mai: Chào anh Quang, tôi là Mai từ công ty ABC. Tôi gọi để hỏi về lô hàng số VN123.
Mai: Hello Mr. Quang, I'm Mai from ABC company. I'm calling to inquire about shipment number VN123.
Quang: Chào chị Mai. Vâng, lô hàng VN123 đã được vận chuyển từ hôm qua và dự kiến sẽ đến kho của chị vào sáng mai.
Quang: Hello Ms. Mai. Yes, shipment VN123 was dispatched yesterday and is expected to arrive at your warehouse tomorrow morning.
Mai: Tuyệt vời! Anh có thể cung cấp mã theo dõi để chúng tôi kiểm tra không?
Mai: Excellent! Can you provide a tracking code for us to check?
Quang: Chắc chắn rồi. Mã theo dõi là ABCXYS789. Chị có thể theo dõi trên trang web của chúng tôi.
Quang: Certainly. The tracking code is ABCXYS789. You can track it on our website.
Mai: Cảm ơn anh. À, còn về lô hàng máy móc mới nhập khẩu thì sao?
Mai: Thank you. Oh, what about the new machinery shipment we imported?
Quang: Lô hàng đó đang ở cảng và chúng tôi đang hoàn tất thủ tục hải quan. Sẽ mất thêm khoảng hai ngày nữa.
Quang: That shipment is at the port, and we are completing customs procedures. It will take about two more days.
Mai: Hai ngày nữa. Vậy khi nào có thể giao đến công ty chúng tôi?
Mai: Two more days. So when can it be delivered to our company?
Quang: Sau khi hoàn tất hải quan, chúng tôi sẽ sắp xếp vận chuyển ngay lập tức. Chắc là trong vòng 4-5 ngày tới.
Quang: After customs clearance, we will arrange transportation immediately. Likely within the next 4-5 days.
Mai: Được rồi, tôi hiểu. Cảm ơn anh Quang rất nhiều vì thông tin.
Mai: Alright, I understand. Thank you very much for the information, Mr. Quang.
Quang: Không có gì, chị Mai. Nếu có vấn đề gì khác, đừng ngần ngại liên hệ nhé.
Quang: You're welcome, Ms. Mai. If there are any other issues, don't hesitate to contact me.
Cultural Tips
Vietnamese business culture, especially in logistics and supply chain, often emphasizes strong personal relationships alongside professional competence. Building trust and rapport can significantly smooth out processes, particularly when dealing with unforeseen challenges like delays or customs issues.
Be prepared to invest time in establishing these connections. A polite and respectful demeanor, using appropriate honorifics (such as 'anh' for older male, 'chị' for older female), and showing patience are highly valued.
When communicating about timelines or potential issues, directness should be balanced with politeness. While transparency is important, delivering 'bad news' (e.g., delays) might be softened. It's common to hear phrases like “có thể hơi chậm một chút” (it might be a bit slow) instead of a blunt “sẽ chậm” (it will be late). Understanding this nuance helps in interpreting messages and responding appropriately without causing offense. Always maintain a calm and composed attitude, even if facing frustrations.
Patience is a virtue, particularly in navigating complex logistical procedures like customs clearance. Processes can sometimes take longer than expected due to administrative requirements or unexpected inspections. Instead of expressing impatience, politely follow up and inquire about the status. Offering to provide additional necessary documents or assistance can also demonstrate your cooperative spirit and commitment to resolving the issue efficiently.
Common Mistakes
Avoid these common mistakes to ensure clear and polite communication in Vietnamese business logistics.
❌ Mistake: Using "gửi" for large-scale, commercial transportation. "Gửi" is typically for sending small items, letters, or general "sending". Example: Chúng tôi gửi hàng hóa bằng đường biển.
✅ Correct: Use "vận chuyển" (transport/shipping) for commercial goods. Example: Chúng tôi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
❌ Mistake: Sometimes "hàng" alone can be ambiguous, especially in formal contexts, though often understood. Example: Khi nào hàng đến?
✅ Correct: For clarity in business, especially when referring to commercial goods/cargo, use "hàng hóa". Example: Khi nào hàng hóa đến?
❌ Mistake: Making a direct demand without softening phrases. Example: Bạn phải giao hàng ngay.
✅ Correct: Use polite softening words like "có thể", "xin vui lòng", "làm ơn". Example: Bạn có thể vui lòng giao hàng ngay được không? hoặc Xin vui lòng giao hàng sớm nhất có thể.
❌ Mistake: Confusing "thời gian" (time duration) with "khi nào" (when). Example: Thời gian lô hàng đến? (Incorrectly asking "What is the duration for the shipment to arrive?")
✅ Correct: Use "khi nào" for "when" or "thời điểm nào" for "at what time/point". Example: Khi nào lô hàng đến? (When will the shipment arrive?) hoặc Thời gian dự kiến giao hàng là bao lâu? (What is the estimated delivery time duration?)
❌ Mistake: Not using appropriate honorifics (anh/chị) in professional settings. Example: Bạn đã kiểm tra chưa?
✅ Correct: Always use appropriate honorifics such as "anh" (for men usually older or of similar age/status), "chị" (for women usually older or of similar age/status), or "quý khách" (for customers/clients). Example: Anh/Chị đã kiểm tra chưa? hoặc Quý khách đã kiểm tra chưa?
Practice Exercises
Test your understanding with these practice exercises.
Exercise 1: Fill in the Blanks
Complete the sentences with the most appropriate Vietnamese word from the vocabulary list provided earlier.
Chúng tôi cần ___________ một lô hàng lớn đến Đà Nẵng. (We need to _____ a large shipment to Da Nang.) __________ dự kiến đến kho vào sáng mai. (The _____ is expected to arrive at the warehouse tomorrow morning.) Xin vui lòng cung cấp mã __________ để tôi theo dõi. (Please provide the _____ code for me to track.) Thủ tục __________ cho hàng hóa nhập khẩu có thể phức tạp. (_____ procedures for imported goods can be complex.) Công ty chúng tôi chuyên về dịch vụ ___________ quốc tế. (Our company specializes in international _____ services.)
Answer
vận chuyển Lô hàng theo dõi hải quan hậu cần
Exercise 2: Multiple Choice
Choose the best Vietnamese translation for the English sentence.
- "When is the estimated delivery time?"
A. Khi nào giao hàng dự kiến? B. Thời gian giao hàng dự kiến là bao lâu? C. Giao hàng khi nào? D. Thời điểm giao hàng là gì?
- "We need to send a package to the customer."
A. Chúng tôi cần vận chuyển một khách hàng. B. Chúng tôi cần gửi một kiện hàng cho khách hàng. C. Chúng tôi muốn giao hàng cho khách hàng. D. Chúng tôi cần đưa gói hàng cho khách hàng.
- "Can you confirm the recipient's address?"
A. Anh/Chị có thể xác nhận địa chỉ người nhận không? B. Bạn có thể nói địa chỉ người nhận không? C. Người nhận ở đâu? D. Địa chỉ người nhận có đúng không?
Answer
- B. Thời gian giao hàng dự kiến là bao lâu?
Explanation: This directly asks for the duration of the estimated delivery time, which is the most natural way to phrase it in Vietnamese. Option A is less formal and can sound abrupt. Option C is a simplified version. Option D is grammatically awkward.
- B. Chúng tôi cần gửi một kiện hàng cho khách hàng.
Explanation: "Gửi" is appropriate for sending a "kiện hàng" (package). "Vận chuyển" (A) is for larger-scale transport. "Giao hàng" (C) focuses on the delivery act itself. "Đưa gói hàng" (D) is less formal.
- A. Anh/Chị có thể xác nhận địa chỉ người nhận không?
Explanation: This is the most polite and grammatically correct way to ask in a business context, using "Anh/Chị" and "có thể... không?".
Exercise 3: Short Response
Translate the following English requests into polite Vietnamese.
"I want to inquire about my shipment status." "Is it possible to track the package online?" "How much will the international shipping cost?"
Answer
Tôi muốn hỏi về tình trạng lô hàng của tôi. Có thể theo dõi kiện hàng trực tuyến không? Cước phí vận chuyển quốc tế là bao nhiêu?