Key Vocabulary
Mastering legal terminology in Vietnamese is essential for professionals who negotiate contracts, manage business partnerships, or handle commercial disputes in Vietnam. The following terms appear frequently in formal business and legal documents, and knowing them will help you read, discuss, and negotiate agreements with confidence.
| Vietnamese | English | Example |
|---|---|---|
| hợp đồng | contract / agreement | Chúng tôi cần ký hợp đồng trước khi bắt đầu dự án. |
| điều khoản | clause / term / provision | Điều khoản này quy định về thời hạn thanh toán. |
| nghĩa vụ | obligation / duty | Mỗi bên phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. |
| quyền lợi | rights / interests / benefits | Hợp đồng bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. |
| vi phạm hợp đồng | breach of contract | Công ty đã vi phạm hợp đồng khi giao hàng trễ. |
| bồi thường thiệt hại | compensation for damages | Bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại cho bên kia. |
| tranh chấp | dispute | Tranh chấp này cần được giải quyết thông qua thương lượng. |
| trọng tài | arbitration | Hai bên đồng ý giải quyết tranh chấp bằng trọng tài. |
| công chứng | notarization | Văn bản này cần được công chứng trước khi có hiệu lực. |
| ủy quyền | authorization / power of attorney | Tôi được ủy quyền đại diện ký kết hợp đồng này. |
| chấm dứt hợp đồng | termination of contract | Một trong hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng nếu bên kia vi phạm nghiêm trọng. |
| điều khoản bảo mật | confidentiality clause | Điều khoản bảo mật ngăn các bên tiết lộ thông tin nội bộ. |
| bất khả kháng | force majeure | Thiên tai được coi là trường hợp bất khả kháng theo hợp đồng này. |
| hiệu lực | validity / in effect | Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký. |
| đơn phương | unilateral | Không bên nào được đơn phương thay đổi điều khoản hợp đồng. |
Useful Phrases
These phrases are commonly used when negotiating contracts, reviewing legal clauses, and managing commercial agreements in Vietnamese professional settings. Pay attention to the formal register — these expressions reflect the elevated language expected in business legal contexts at the C1 level.
Chúng tôi muốn xem xét lại điều khoản này trước khi ký.
We would like to review this clause before signing.
Hợp đồng sẽ có hiệu lực trong vòng ba năm kể từ ngày ký kết.
The contract will be in effect for three years from the date of signing.
Chúng ta có thể thương lượng lại điều khoản thanh toán không?
Can we renegotiate the payment terms?
Theo điều khoản số 5, bên B có trách nhiệm giao hàng đúng hạn.
According to clause 5, Party B is responsible for on-time delivery.
Chúng tôi đề nghị bổ sung điều khoản giải quyết tranh chấp bằng trọng tài.
We propose adding a dispute resolution clause via arbitration.
Mọi thay đổi đối với hợp đồng phải được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên.
Any changes to the contract must be made in writing and signed by both parties.
Bên vi phạm phải chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý phát sinh từ hành vi vi phạm đó.
The breaching party shall bear full legal liability arising from such breach.
Chúng tôi cần luật sư của mình xem qua hợp đồng này trước khi ký.
We need our lawyer to review this contract before signing.
Hai bên đồng ý giữ bí mật tất cả thông tin liên quan đến giao dịch này.
Both parties agree to keep all information related to this transaction confidential.
Hợp đồng sẽ tự động gia hạn nếu không có bên nào thông báo chấm dứt trước 30 ngày.
The contract will be automatically renewed unless either party notifies of termination 30 days in advance.
Chúng tôi đề nghị giảm mức phạt vi phạm xuống còn 10% giá trị hợp đồng.
We propose reducing the penalty for breach to 10% of the contract value.
Biên bản cuộc họp này có giá trị ràng buộc pháp lý đối với cả hai bên.
These meeting minutes are legally binding on both parties.
Sample Dialogue
The following dialogue takes place between a Vietnamese legal representative (Luật sư Hà) and a foreign business representative (Mr. Kim) during a contract review meeting.
Luật sư Hà: Chào ông Kim. Hôm nay chúng ta sẽ xem xét lại bản hợp đồng hợp tác. Ông có điểm nào muốn thảo luận trước không?
Attorney Hà: Good morning, Mr. Kim. Today we will review the cooperation agreement. Are there any points you would like to discuss first?
Mr. Kim: Cảm ơn, thưa luật sư. Tôi có một số câu hỏi về điều khoản bồi thường thiệt hại trong trường hợp vi phạm hợp đồng.
Mr. Kim: Thank you, Attorney. I have some questions about the compensation clause in the event of a breach of contract.
Luật sư Hà: Được, ông có thể nêu cụ thể điều khoản nào không?
Attorney Hà: Of course. Could you specify which clause you are referring to?
Mr. Kim: Đây là điều khoản số 8. Chúng tôi thấy mức phạt 20% giá trị hợp đồng là khá cao. Chúng ta có thể thương lượng lại không?
Mr. Kim: It is clause 8. We find the penalty of 20% of the contract value quite high. Can we renegotiate it?
Luật sư Hà: Tôi hiểu mối quan ngại của ông. Tuy nhiên, điều khoản này được thiết kế để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Ông đề xuất mức phạt nào?
Attorney Hà: I understand your concern. However, this clause is designed to protect the interests of both parties. What penalty rate would you propose?
Mr. Kim: Công ty chúng tôi đề nghị mức 10%. Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn bổ sung điều khoản về trường hợp bất khả kháng.
Mr. Kim: Our company proposes 10%. In addition, we would also like to add a force majeure clause.
Luật sư Hà: Về điều khoản bất khả kháng, chúng tôi hoàn toàn đồng ý bổ sung. Còn về mức phạt, chúng tôi có thể chấp nhận 15% như một sự thỏa hiệp hợp lý.
Attorney Hà: Regarding the force majeure clause, we fully agree to add it. As for the penalty rate, we can accept 15% as a reasonable compromise.
Mr. Kim: Được, mức 15% chúng tôi có thể chấp nhận. Khi nào thì hợp đồng có thể được công chứng và ký chính thức?
Mr. Kim: Alright, we can accept 15%. When can the contract be notarized and officially signed?
Luật sư Hà: Sau khi hai bên ký xác nhận vào bản điều chỉnh này, chúng tôi sẽ tiến hành công chứng trong vòng hai ngày làm việc.
Attorney Hà: After both parties sign the amendment, we will proceed with notarization within two business days.
Mr. Kim: Rất tốt. Tôi sẽ gửi bản xác nhận bằng văn bản cho phía các ông trước cuối ngày hôm nay.
Mr. Kim: Very good. I will send written confirmation to your side before the end of today.
Cultural Tips
In Vietnamese business culture, personal relationships (quan hệ) play a significant role even in formal legal settings. Before entering into contract negotiations, Vietnamese professionals typically prefer to establish a foundation of mutual trust through social interactions, shared meals, or informal introductory meetings. Approaching a legal discussion without this relationship-building phase can be perceived as overly transactional and may create unnecessary friction at the negotiating table.
Hierarchy is deeply respected in Vietnamese legal and business meetings. Always address attorneys, senior partners, and executives using their professional titles — such as Luật sư (Attorney), Giám đốc (Director), or Tiến sĩ (Doctor) — followed by their family name. In formal written contracts and correspondence, parties are referred to as Bên A (Party A) and Bên B (Party B) rather than by individual names, which maintains a neutral and professional tone throughout the document.
Vietnamese business professionals tend to avoid direct confrontation when disagreeing with contract terms. Rather than an outright refusal, you are likely to hear softened responses such as Chúng tôi sẽ xem xét thêm (We will consider further) or Vấn đề này còn cần thảo luận (This issue requires further discussion). Recognizing these indirect communication signals — and responding with patience rather than pressure — is essential for reaching successful agreement.
Written documentation is taken very seriously in Vietnamese business practice. Any verbal commitment made during a negotiation should be followed up promptly with a written record (biên bản for meeting minutes, or a formal amendment for contract changes). It is also standard practice to have important contracts notarized (công chứng) to ensure full legal standing, particularly for long-term agreements or those involving substantial financial obligations.
Patience and flexibility are highly regarded qualities in Vietnamese business interactions. Negotiations may go through multiple rounds of review before both parties reach final agreement. Avoid imposing tight deadlines unless absolutely necessary, as this creates pressure that can damage the collaborative atmosphere. Demonstrating a willingness to find mutually beneficial solutions — captured in the Vietnamese phrase đôi bên cùng có lợi (both sides benefit equally) — is a strong signal of professionalism and good faith.
Common Mistakes
❌ Mistake: Using biên bản (meeting record or minutes) when you mean hợp đồng (contract). These are distinct legal documents and cannot be used interchangeably. Example: Chúng ta cần ký biên bản hợp tác lâu dài ngay hôm nay.
✅ Correct: Use hợp đồng for binding agreements between parties, and reserve biên bản strictly for meeting records or official minutes. Example: Chúng ta cần ký hợp đồng hợp tác lâu dài ngay hôm nay.
❌ Mistake: Using bị instead of phải when stating legal obligations. Bị carries a negative, involuntary connotation and is inappropriate for neutral formal language. Example: Bên B bị bồi thường thiệt hại cho bên A nếu vi phạm.
✅ Correct: Use phải to indicate a formal obligation or requirement in legal writing. Example: Bên B phải bồi thường thiệt hại cho bên A nếu vi phạm.
❌ Mistake: Using first-person pronouns such as tôi, anh, or chị in the body of a formal contract. Personal pronouns are inappropriate in legal documents. Example: Tôi và anh đồng ý với tất cả các điều khoản trên.
✅ Correct: Always refer to contracting parties as Bên A and Bên B, or use the full company names, in formal legal documents. Example: Bên A và Bên B đồng ý với tất cả các điều khoản trên.
❌ Mistake: Confusing chấm dứt (terminate through an agreed process) with hủy bỏ (cancel or void, implying the agreement is made invalid). They are not interchangeable in legal contexts. Example: Chúng tôi muốn hủy bỏ hợp đồng sau 12 tháng theo đúng quy trình đã thỏa thuận.
✅ Correct: Use chấm dứt hợp đồng when ending a valid contract through the agreed termination procedure. Reserve hủy bỏ for voiding an agreement due to invalidity. Example: Chúng tôi muốn chấm dứt hợp đồng sau 12 tháng theo đúng quy trình đã thỏa thuận.
❌ Mistake: Omitting theo (according to / pursuant to) when citing a specific clause number. Without it, the reference sounds grammatically incomplete in formal Vietnamese. Example: Điều khoản 3, bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
✅ Correct: Always begin clause citations with theo or căn cứ theo (pursuant to) in formal legal language. Example: Theo điều khoản 3, bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
❌ Mistake: Using the casual verb đọc (to read) when referring to professional legal review of a document. This sounds informal and unprofessional in a business setting. Example: Luật sư của chúng tôi sẽ đọc hợp đồng này trước khi ký.
✅ Correct: Use xem xét (to examine or review carefully) when referring to formal professional review of a legal document. Example: Luật sư của chúng tôi sẽ xem xét hợp đồng này trước khi ký.
Practice Exercises
Exercise 1: Fill in the Blank
Complete each sentence with the correct legal term from the list: hiệu lực, bồi thường, tranh chấp, điều khoản, công chứng
Hợp đồng có _____ kể từ ngày được ký kết bởi cả hai bên. Bên vi phạm phải _____ thiệt hại cho bên bị thiệt hại trong vòng 30 ngày. Nếu có _____ phát sinh, hai bên sẽ giải quyết thông qua thương lượng hòa giải. _____ số 7 quy định rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong hợp đồng. Tài liệu này cần được _____ tại văn phòng công chứng trước khi nộp hồ sơ.
Answer
- hiệu lực — The contract takes effect from the date it is signed by both parties.
- bồi thường — The breaching party must compensate the damaged party within 30 days.
- tranh chấp — If a dispute arises, both parties will resolve it through amicable negotiation.
- Điều khoản — Clause 7 clearly stipulates the rights and obligations of each party in the contract.
- công chứng — This document must be notarized at a notary office before submitting the application file.
Exercise 2: Choose the Correct Sentence
Select the sentence that is grammatically and contextually appropriate for a formal business contract. There is one best answer for each question.
Question 1: How should contracting parties be referred to in a formal Vietnamese contract?
- A. Tôi và anh sẽ ký hợp đồng vào ngày mai.
- B. Bên A và Bên B sẽ ký kết hợp đồng vào ngày mai.
- C. Mình và bạn sẽ ký hợp đồng vào ngày mai.
- D. Chúng ta sẽ ký hợp đồng ngày mai.
Question 2: Which sentence correctly states a penalty obligation in formal legal Vietnamese?
- A. Bên B bị nộp phạt nếu giao hàng trễ hơn 7 ngày.
- B. Bên B phải nộp phạt nếu giao hàng trễ hơn 7 ngày.
- C. Bên B được phạt khi giao hàng không đúng hạn.
- D. Bên B cần bị phạt khi giao hàng trễ hơn 7 ngày.
Answer
- B is correct. Formal contracts always use party designations such as Bên A and Bên B rather than personal pronouns like tôi, anh, or mình. Personal pronouns are appropriate in conversation but not in legal documents.
- B is correct. Phải is the standard word for legal obligations and requirements. Bị implies something negative happening involuntarily to the subject, which is grammatically awkward for an active penalty obligation. Được implies permission or something positive, which is completely incorrect in this context.
Exercise 3: Translation Practice
Translate the following English contract phrases into formal Vietnamese. Use the vocabulary and phrases introduced in this lesson. Focus on using the correct formal register.
Both parties agree that any dispute shall be resolved through arbitration. This agreement shall remain in effect for a period of two years from the date of signing. The party in breach shall compensate the other party for all damages incurred as a result of the breach.
Answer
- Hai bên đồng ý rằng mọi tranh chấp sẽ được giải quyết thông qua trọng tài. Explanation: Mọi tranh chấp (any/all disputes) uses mọi for a universal scope appropriate in contract language. Thông qua (through/via) is the formal preposition used here.
- Thỏa thuận này sẽ có hiệu lực trong thời hạn hai năm kể từ ngày ký kết. Explanation: Kể từ (from / starting from) is a formal time expression. Ngày ký kết (date of signing/execution) is the standard contract phrase, slightly more formal than just ngày ký.
- Bên vi phạm phải bồi thường cho bên kia toàn bộ thiệt hại phát sinh từ hành vi vi phạm đó. Explanation: Toàn bộ thiệt hại phát sinh (all damages incurred/arising) is the precise legal phrase. Hành vi vi phạm đó (such breach / that breach) uses the demonstrative đó to refer back to the specific act of breach.