Key Vocabulary
Understanding the specialized terminology for tax and accounting in Vietnamese is crucial for any professional operating in Vietnam. Here's a table of essential terms:
| Vietnamese | English | Example |
|---|---|---|
| Thuế giá trị gia tăng (GTGT) | Value Added Tax (VAT) | Bạn có biết cách tính thuế giá trị gia tăng cho dịch vụ này không? |
| Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) | Corporate Income Tax (CIT) | Hạn chót nộp thuế thu nhập doanh nghiệp năm nay là khi nào? |
| Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) | Personal Income Tax (PIT) | Kế toán sẽ giúp tôi khai báo thuế thu nhập cá nhân. |
| Hóa đơn | Invoice | Chúng ta cần xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng này. |
| Kế toán | Accounting/Accountant | Phòng kế toán đang bận rộn với việc quyết toán cuối năm. |
| Kiểm toán | Audit | Công ty chúng tôi vừa hoàn tất đợt kiểm toán nội bộ. |
| Báo cáo tài chính | Financial statement | Ban giám đốc sẽ xem xét báo cáo tài chính quý này vào tuần tới. |
| Sổ sách kế toán | Account books | Cần kiểm tra lại sổ sách kế toán để tìm lỗi. |
| Quyết toán thuế | Tax finalization/settlement | Thời điểm quyết toán thuế luôn là giai đoạn căng thẳng. |
| Mã số thuế | Tax identification number (TIN) | Bạn có thể cung cấp mã số thuế của công ty bạn không? |
| Doanh thu | Revenue | Doanh thu của công ty đã tăng đáng kể trong quý vừa qua. |
| Chi phí | Expenses | Chúng ta cần cắt giảm chi phí không cần thiết. |
| Lợi nhuận | Profit | Mục tiêu của chúng ta là tăng lợi nhuận lên 15% trong năm nay. |
Useful Phrases
Here are some practical phrases to use when discussing tax and accounting matters in a Vietnamese business context:
Chúng ta cần chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế.
We need to prepare the tax declaration documents.
Hạn chót nộp báo cáo tài chính là ngày 31 tháng 3.
The deadline for submitting financial statements is March 31st.
Xin vui lòng xuất hóa đơn VAT cho khoản thanh toán này.
Please issue a VAT invoice for this payment.
Có bất kỳ thay đổi nào về chính sách thuế mới không?
Are there any new changes in tax policies?
Kế toán trưởng của chúng tôi sẽ giải thích chi tiết.
Our Chief Accountant will explain in detail.
Chi phí này có được khấu trừ thuế không?
Is this expense tax deductible?
Chúng tôi cần tham khảo ý kiến chuyên gia về thuế.
We need to consult a tax expert.
Làm thế nào để tối ưu hóa việc quản lý thuế của công ty?
How can we optimize the company's tax management?
Báo cáo kiểm toán cuối cùng đã được phát hành chưa?
Has the final audit report been released yet?
Chúng ta cần rà soát lại tất cả các khoản chi.
We need to review all expenditures.
Doanh thu quý này vượt dự kiến.
This quarter's revenue exceeded expectations.
Lợi nhuận sau thuế của công ty là bao nhiêu?
What is the company's after-tax profit?
Sample Dialogue
This dialogue takes place between Mr. Bình, an accountant, and Ms. Mai, a finance manager, discussing the year-end tax finalization.
Ms. Mai: Anh Bình, công tác quyết toán thuế cuối năm đang tiến triển thế nào rồi?
Ms. Mai: Mr. Binh, how is the year-end tax finalization progressing?
Mr. Bình: Chào chị Mai. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, chúng tôi đã hoàn thành việc tổng hợp số liệu và chuẩn bị hồ sơ.
Mr. Bình: Hello Ms. Mai. Regarding Corporate Income Tax, we have completed data aggregation and document preparation.
Ms. Mai: Tốt lắm. Còn về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân thì sao?
Ms. Mai: Excellent. What about VAT and Personal Income Tax?
Mr. Bình: Thuế giá trị gia tăng đã được kê khai theo quý, chỉ còn việc rà soát lại các hóa đơn đầu vào và đầu ra cuối cùng. Thuế thu nhập cá nhân cũng gần xong, chúng tôi đang đối chiếu lại số liệu với bảng lương.
Mr. Bình: VAT has been declared quarterly; we just need to review the final input and output invoices. PIT is also almost done; we are cross-referencing the data with the payroll.
Ms. Mai: Vậy thì tốt quá. Anh Bình có phát hiện khoản chi phí nào bất thường cần làm rõ không?
Ms. Mai: That's great then. Mr. Binh, have you found any unusual expenses that need clarification?
Mr. Bình: Hiện tại thì chưa có gì đáng lo ngại. Mọi khoản chi đều có hóa đơn hợp lệ.
Mr. Bình: Nothing concerning so far. All expenditures have valid invoices.
Ms. Mai: Tuyệt vời. Anh gửi tôi bản nháp báo cáo tài chính dự kiến vào cuối tuần này nhé.
Ms. Mai: Perfect. Please send me the draft financial statement by the end of this week.
Mr. Bình: Vâng, tôi sẽ cố gắng hoàn thành sớm nhất có thể.
Mr. Bình: Yes, I will try to complete it as soon as possible.
Ms. Mai: Cảm ơn anh. Tôi tin tưởng vào năng lực của phòng kế toán.
Ms. Mai: Thank you. I trust the accounting department's capabilities.
Mr. Bình: Chúng tôi sẽ không làm chị thất vọng.
Mr. Bình: We will not disappoint you.
Cultural Tips
When discussing sensitive topics like tax and finance in Vietnam, maintaining a professional and respectful demeanor is paramount. Vietnamese business culture often prioritizes harmony and indirect communication, especially when delivering potentially negative news or discussing complex issues that might lead to disagreement. Avoid direct confrontation or overly aggressive questioning.
It's common to use polite address terms like "anh" (for older male), "chị" (for older female), "cô" (for much older female), or "chú" (for much older male) followed by their first name when addressing colleagues or business partners, even if you are of similar age or higher rank. This shows respect and helps build rapport. In formal business settings, using a title like "Giám đốc" (Director) or "Kế toán trưởng" (Chief Accountant) can also be appropriate.
Accuracy and thoroughness are highly valued in Vietnamese accounting and tax practices, partly due to the complex regulatory environment. When presenting financial data or tax information, ensure all details are precise and backed by proper documentation.
Being prepared with all necessary paperwork (hóa đơn, chứng từ) can significantly streamline discussions and demonstrate your professionalism. Inquiries about tax policies or discrepancies should be phrased carefully, focusing on understanding and compliance rather than criticism.
Building strong personal relationships (mối quan hệ) is a significant aspect of doing business in Vietnam, and this extends to financial and accounting interactions. Even with external auditors or tax authorities, maintaining a respectful and cooperative attitude can facilitate smoother processes. It’s also common to follow up politely after meetings, summarizing discussions and agreed-upon next steps to ensure clarity.
Common Mistakes
Here are some common mistakes non-native speakers make when discussing tax and accounting in Vietnamese, along with corrections:
❌ Mistake: Confusing "kế toán" (accounting/accountant) with "kiểm toán" (audit/auditor). Example: Chúng tôi cần thuê một người kiểm toán để làm sổ sách. (Incorrect, implies an auditor will do bookkeeping, which is the accountant's job).
✅ Correct: "Kế toán" refers to the function of recording financial transactions, while "kiểm toán" is the process of verifying those records. Example: Chúng tôi cần thuê một người kế toán để làm sổ sách. (We need to hire an accountant to do the bookkeeping.)
❌ Mistake: Incorrectly using "thuế" (tax) when a more specific tax type is required. Example: Anh phải nộp thuế này mỗi tháng. (Too vague, doesn't specify which tax).
✅ Correct: Specify the type of tax for clarity. Example: Anh phải nộp thuế thu nhập cá nhân này mỗi tháng. (You have to pay this Personal Income Tax every month.)
❌ Mistake: Using a literal translation for "financial statement" instead of the standard term. Example: Báo cáo tài chính lời và lỗ. (A literal translation, not the common term).
✅ Correct: Use the established Vietnamese term. Example: Báo cáo tài chính của công ty. (The company's financial statement.) (Often refers to the full set, or specific reports like "Báo cáo kết quả kinh doanh" for P&L.)
❌ Mistake: Forgetting the specific classification for different types of invoices. Example: Tôi cần một hóa đơn. (Vague, might not be sufficient for tax purposes).
✅ Correct: Specify "hóa đơn đỏ" (red invoice, referring to VAT invoice) or "hóa đơn GTGT" (VAT invoice) for tax-deductible purposes. Example: Tôi cần hóa đơn GTGT cho khoản này. (I need a VAT invoice for this amount.)
❌ Mistake: Directly asking about "profit" (lợi nhuận) in a first meeting without establishing rapport. Example: Lợi nhuận của công ty anh là bao nhiêu? (Can be considered too direct or impolite).
✅ Correct: Approach such questions more indirectly or after building trust, perhaps focusing on "doanh thu" (revenue) first. Example: Tôi rất ấn tượng với doanh thu của công ty anh trong năm vừa qua. (I'm very impressed with your company's revenue last year.)
❌ Mistake: Using an informal tone or incorrect politeness markers with financial professionals. Example: Mày làm xong chưa? (Using "mày" is extremely informal and offensive in a business context).
✅ Correct: Always use appropriate polite pronouns and address terms. Example: Anh đã làm xong chưa ạ? (Have you finished yet, sir/older brother?) or Chị Mai đã xem xét báo cáo chưa ạ? (Have you reviewed the report yet, Ms. Mai?)
Practice Exercises
Exercise 1: Fill in the Blanks
Complete the sentences with the most appropriate Vietnamese tax/accounting term from the vocabulary list.
Công ty cần nộp _________ cho nhà nước hàng năm. Chúng ta cần một _________ hợp lệ để khấu trừ chi phí. Phòng _________ đang chuẩn bị _________ cuối quý. Bạn có thể cho tôi biết _________ của công ty bạn không? Mục tiêu của chúng ta là tăng _________ và giảm _________.
Answer
thuế thu nhập doanh nghiệp hóa đơn kế toán, báo cáo tài chính mã số thuế lợi nhuận, chi phí
Exercise 2: Translation
Translate the following English sentences into Vietnamese, using appropriate business vocabulary and phrases.
The company needs to prepare for a tax audit next month. Is Value Added Tax (VAT) included in this price? We need to review the financial statements before the board meeting. Our accountant will help us with the personal income tax declaration. What is the deadline for submitting the corporate income tax finalization?
Answer
Công ty cần chuẩn bị cho đợt kiểm toán thuế vào tháng tới. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) có được bao gồm trong giá này không? Chúng ta cần xem xét báo cáo tài chính trước cuộc họp hội đồng quản trị. Kế toán của chúng tôi sẽ giúp chúng tôi kê khai thuế thu nhập cá nhân. Hạn chót nộp quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là khi nào?
Exercise 3: Multiple Choice
Choose the best Vietnamese term to complete each sentence.
- Bộ phận nào chịu trách nhiệm quản lý sổ sách và giao dịch tài chính hàng ngày của công ty?
- A. Phòng Kiểm toán
- B. Phòng Kế toán
- C. Phòng Kinh doanh
- D. Phòng Nhân sự
- Khi bạn mua hàng và muốn có chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế, bạn nên yêu cầu loại giấy tờ nào?
- A. Giấy biên nhận
- B. Hóa đơn đỏ (Hóa đơn GTGT)
- C. Thẻ tín dụng
- D. Giấy bảo hành
- Thuế mà một cá nhân phải nộp trên thu nhập của mình được gọi là gì?
- A. Thuế giá trị gia tăng
- B. Thuế thu nhập doanh nghiệp
- C. Thuế thu nhập cá nhân
- D. Thuế xuất nhập khẩu
Answer
- B. Phòng Kế toán
Explanation: Phòng Kế toán (Accounting Department) handles daily financial transactions and bookkeeping, while Phòng Kiểm toán (Audit Department) verifies these records.
- B. Hóa đơn đỏ (Hóa đơn GTGT)
Explanation: Hóa đơn đỏ or Hóa đơn GTGT (VAT invoice) is the legally recognized document for tax deduction purposes in Vietnam.
- C. Thuế thu nhập cá nhân
Explanation: Thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax) is levied on an individual's income.