Situation Context
In this lesson, we explore a professional business interaction over the phone. Ms. Lan, a Marketing Manager at a technology firm called TechVina, is calling Mr. Tuấn, the Director of a creative agency. Her goal is to follow up on a previous email and schedule a face-to-face meeting to discuss a new branding project. This dialogue showcases the balance between professional distance and the friendly rapport typical in Vietnamese business culture at the B1 level.
Dialogue
Lan: Alo, xin lỗi, đây có phải là số máy của anh Tuấn ở công ty Truyền thông Sáng Tạo không ạ?
Lan: Hello, excuse me, is this Mr. Tuấn's number at Creative Media Company?
Tuấn: Vâng, tôi nghe đây ạ. Xin hỏi ai đang ở đầu dây bên kia thế ạ?
Tuấn: Yes, I'm listening. May I ask who is on the other end of the line?
Lan: Dạ chào anh Tuấn, em là Lan, Trưởng phòng Marketing của công ty TechVina đây ạ. Chúng ta đã từng gặp nhau tại hội thảo công nghệ tháng trước.
Lan: Hi Mr. Tuấn, I'm Lan, the Marketing Manager from TechVina. We met at the technology seminar last month.
Tuấn: À, chào Lan! Tôi nhớ rồi. Rất vui được nghe máy của em. Công việc bên em dạo này thế nào rồi?
Tuấn: Ah, hello Lan! I remember now. Very glad to receive your call. How has work been on your side lately?
Lan: Dạ, mọi thứ vẫn đang tiến triển tốt anh ạ. Hôm nay em gọi điện để muốn trao đổi thêm về dự án làm mới thương hiệu mà em đã đề cập trong email hôm qua.
Lan: Everything is progressing well, sir. I'm calling today because I want to discuss more about the rebranding project that I mentioned in the email yesterday.
Tuấn: Tôi đã đọc qua bản kế hoạch sơ bộ của bên em rồi. Ý tưởng rất thú vị, nhưng có lẽ chúng ta cần một buổi gặp trực tiếp để bàn chi tiết hơn.
Tuấn: I've read through your preliminary plan. The ideas are very interesting, but perhaps we need a face-to-face meeting to discuss the details further.
Lan: Em cũng nghĩ vậy ạ. Không biết sáng thứ Tư tuần này anh có tiện sắp xếp một cuộc hẹn không?
Lan: I think so too. I wonder if it would be convenient for you to arrange an appointment this Wednesday morning?
Tuấn: Để tôi kiểm tra lại lịch trình một chút nhé... Sáng thứ Tư tôi có một cuộc họp với đối tác khác lúc 10 giờ. Chúng ta chuyển sang buổi chiều được không?
Tuấn: Let me check my schedule for a moment... Wednesday morning I have a meeting with another partner at 10 AM. Can we move it to the afternoon?
Lan: Dạ được ạ. Khoảng 2 giờ chiều có ổn với anh không?
Lan: Yes, that works. Is around 2 PM okay for you?
Tuấn: 2 giờ chiều thì quá tốt. Chúng ta sẽ gặp nhau ở văn phòng của tôi hay bên em?
Tuấn: 2 PM is great. Shall we meet at my office or yours?
Lan: Để tiện cho anh, em sẽ sang văn phòng bên anh ạ. Em sẽ gửi lời mời họp qua Google Calendar để anh xác nhận nhé.
Lan: To make it convenient for you, I will come over to your office. I'll send a meeting invitation via Google Calendar for you to confirm.
Tuấn: Nhất trí như vậy đi. À, em nhớ mang theo bản thảo hợp đồng để chúng ta xem qua luôn nhé.
Tuấn: Agreed. Oh, remember to bring the draft contract so we can look it over as well.
Lan: Vâng, em sẽ chuẩn bị đầy đủ tài liệu ạ. Cảm ơn anh đã dành thời gian trao đổi.
Lan: Yes, I will prepare all the documents. Thank you for taking the time to talk.
Tuấn: Không có gì. Hẹn gặp lại em vào chiều thứ Tư nhé. Chào em!
Tuấn: You're welcome. See you on Wednesday afternoon. Goodbye!
Lan: Dạ, em chào anh ạ!
Lan: Goodbye, sir!
Key Vocabulary
| Tiếng Việt | Meaning | Example |
|---|---|---|
| Số máy | Telephone number / extension | Tôi có thể xin số máy của giám đốc không? |
| Đầu dây | End of the line (phone) | Xin chờ một chút, đầu dây bên kia đang bận. |
| Trao đổi | To discuss / exchange | Chúng tôi cần trao đổi về hợp đồng mới. |
| Tiến triển | To progress / make progress | Dự án đang tiến triển rất khả quan. |
| Sơ bộ | Preliminary / rough (draft) | Đây chỉ là bản báo cáo sơ bộ thôi. |
| Tiện | Convenient | Nếu anh thấy tiện, chúng ta gặp nhau vào tối nay. |
| Đối tác | Partner (business) | Công ty chúng tôi có rất nhiều đối tác nước ngoài. |
| Nhất trí | To agree / reach a consensus | Tôi hoàn toàn nhất trí với phương án của bạn. |
| Xác nhận | To confirm | Vui lòng xác nhận lịch hẹn qua email. |
| Bản thảo | Draft (document) | Tôi đang chỉnh sửa bản thảo cuối cùng. |
| Thương hiệu | Brand | Xây dựng thương hiệu là một quá trình lâu dài. |
| Lịch trình | Schedule / itinerary | Lịch trình tuần này của tôi rất dày đặc. |
Cultural Notes
Tip: In Vietnamese business communication, using polite particles like "ạ" at the end of sentences is crucial, even for people of similar status. It shows respect and professional decorum. For instance, instead of just saying "Chào anh," saying "Dạ chào anh ạ" makes a significantly better impression.
Tip: Personal pronouns are used based on the relative age and position of the speakers. In this dialogue, Lan uses "em" (younger sibling/subordinate) and addresses Tuấn as "anh" (older brother). Even if they were of equal status, using these kinship terms creates a more friendly yet professional atmosphere than using formal pronouns like "tôi" and "ông/bà."
Tip: Relationship building is a core part of Vietnamese business culture. It is common to have a brief exchange about health or work generalities (like "Công việc dạo này thế nào?") before diving straight into the main reason for the call.
Tip: When scheduling, if you are the one requesting the meeting, it is polite to offer to travel to the other person's office ("em sẽ sang văn phòng bên anh"). This demonstrates high regard for the other person's time and convenience.
Practice Exercises
1. Tôi gọi điện để muốn _____ thêm về công việc. (discuss)
Answer
trao đổi
2. Không biết chiều nay anh có _____ để đi họp không? (convenient)
Answer
tiện
3. Bạn vui lòng _____ lại thông tin qua tin nhắn nhé. (confirm)
Answer
xác nhận
4. Tôi đã nhận được bản _____ hợp đồng của bạn rồi. (draft)
Answer
bản thảo
5. Chúng ta sẽ gặp _____ trực tiếp để bàn chi tiết hơn. (face-to-face)
Answer
nhau
Useful Expressions
Cho tôi gặp anh/chị... được không?
May I speak with Mr./Ms...?
Tôi gọi lại sau có được không?
Can I call back later?
Xin lỗi, đường truyền không được tốt lắm.
Sorry, the connection isn't very good.
Tôi sẽ báo lại với sếp của tôi.
I will report back to my boss.
Làm ơn để lại lời nhắn.
Please leave a message.
Cảm ơn bạn đã phản hồi sớm.
Thank you for your early feedback.