Welcome to this B2-level Vietnamese language lesson designed for foreign learners navigating the complexities of business in Vietnam. This lesson focuses on the crucial skill of contract negotiation and discussing business agreements.
At the B2 level, you are expected to handle complex sentence structures, understand nuances in communication, and appropriately switch between formal and semi-formal registers when necessary. This practice will equip you with the linguistic tools and cultural awareness needed to engage in productive and successful business discussions.
Understanding and applying the correct vocabulary and sentence patterns in a negotiation setting is vital. It’s not just about conveying your message, but also about doing so politely, persuasively, and effectively, respecting the local business culture. We will explore a realistic dialogue between business partners, analyze key terms, provide cultural insights into Vietnamese negotiation styles, and offer practical exercises to solidify your learning.
By the end of this lesson, you will be more confident in expressing proposals, raising concerns, seeking clarification, and reaching a consensus in Vietnamese business contexts. Let's dive in!
Situation Context
This conversation takes place in a meeting room in Hanoi, Vietnam, between Ms. Lan, a Vietnamese Legal Counsel for a local manufacturing company, and Mr. David, a foreign business development manager representing an international distributor. They are in the final stages of negotiating a long-term supply contract for electronic components, aiming to finalize key terms and clauses before signing the agreement.
Dialogue
Ms. Lan: Chào buổi sáng, ông David. Cảm ơn ông đã đến. Chúng ta hãy tiếp tục thảo luận về bản dự thảo hợp đồng cung ứng hôm nay nhé.
Ms. Lan: Good morning, Mr. David. Thank you for coming. Let's continue our discussion on the draft supply contract today.
Mr. David: Chào buổi sáng, cô Lan. Tôi cũng rất vui được có mặt ở đây. Tôi đã xem xét các điều khoản bổ sung mà công ty cô đề xuất. Chúng ta nên bắt đầu từ đâu?
Mr. David: Good morning, Ms. Lan. I'm also very pleased to be here. I've reviewed the additional terms your company proposed. Where should we start?
Ms. Lan: Vâng, tôi nghĩ chúng ta nên đi sâu vào Điều khoản Thanh toán trước tiên. Phía chúng tôi vẫn mong muốn tỷ lệ trả trước là 30%, và phần còn lại thanh toán khi giao hàng.
Ms. Lan: Yes, I think we should explore into the Payment Clause first. Our side still prefers a 30% upfront payment, with the remainder paid upon delivery.
Mr. David: Tôi hiểu quan điểm của cô, nhưng theo chính sách của chúng tôi, tỷ lệ trả trước 15% sẽ phù hợp hơn cho một hợp đồng dài hạn như thế này. Điều này cũng giúp giảm gánh nặng tài chính ban đầu cho chúng tôi.
Mr. David: I understand your perspective, but according to our policy, a 15% upfront payment would be more suitable for a long-term contract like this. This also helps reduce our initial financial burden.
Ms. Lan: Tôi e rằng 15% là quá thấp, đặc biệt là với chi phí nguyên vật liệu hiện tại. Chúng tôi cần đảm bảo dòng tiền ổn định để duy trì sản xuất. Liệu chúng ta có thể thống nhất ở mức 25% không?
Ms. Lan: I'm afraid 15% is too low, especially with current raw material costs. We need to ensure a stable cash flow to maintain production. Could we agree on 25%?
Mr. David: 25%... đó là một sự nhượng bộ đáng kể từ phía chúng tôi. Nếu chúng tôi đồng ý với 25% trả trước, chúng tôi mong muốn kỳ hạn thanh toán cho phần còn lại sẽ là 45 ngày sau khi nhận hàng, thay vì 30 ngày như đề xuất ban đầu.
Mr. David: 25%... that's a significant concession from our side. If we agree to 25% upfront, we would like the payment term for the remainder to be 45 days after receipt of goods, instead of the initial 30 days.
Ms. Lan: 45 ngày sau khi nhận hàng? Để tôi xem xét điều đó. Việc kéo dài thời gian thanh toán có thể ảnh hưởng đến chu trình vốn của chúng tôi. Ông có thể giải thích lý do cụ thể cho yêu cầu này không?
Ms. Lan: 45 days after receipt of goods? Let me consider that. Extending the payment period might affect our capital cycle. Could you explain the specific reason for this request?
Mr. David: Chắc chắn rồi. Với quy trình kiểm tra chất lượng nội bộ và phân phối sản phẩm của chúng tôi, 45 ngày sẽ cung cấp đủ thời gian để chúng tôi hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi thanh toán, đảm bảo không có rủi ro về sản phẩm lỗi.
Mr. David: Certainly. With our internal quality inspection process and product distribution, 45 days would provide sufficient time for us to complete the necessary procedures before payment, ensuring no risks of faulty products.
Ms. Lan: Tôi hiểu. Để giải quyết mối quan ngại của ông về chất lượng, chúng ta có thể đưa vào Điều khoản Kiểm định chất lượng một quy trình kiểm tra độc lập trước khi giao hàng, do một bên thứ ba thực hiện. Như vậy, chúng ta có thể giữ nguyên kỳ hạn 30 ngày thanh toán phần còn lại.
Ms. Lan: I see. To address your concern about quality, we could incorporate an independent inspection process into the Quality Assurance Clause before delivery, conducted by a third party. That way, we could maintain the 30-day payment term for the remainder.
Mr. David: Đó là một ý kiến hay, cô Lan. Việc kiểm tra của bên thứ ba nghe có vẻ hợp lý. Nó giúp giảm rủi ro cho cả hai bên. Vậy thì, nếu có kiểm định chất lượng độc lập, chúng tôi có thể đồng ý với mức trả trước 25% và thanh toán phần còn lại trong 30 ngày.
Mr. David: That's a good idea, Ms. Lan. A third-party inspection sounds reasonable. It helps mitigate risks for both parties. In that case, with independent quality inspection, we can agree to 25% upfront payment and the remainder within 30 days.
Ms. Lan: Tuyệt vời! Tôi rất vui vì chúng ta đã đạt được thỏa thuận về điều khoản này. Tiếp theo, chúng ta hãy chuyển sang Điều khoản Giải quyết Tranh chấp. Phía ông có đề xuất gì cho phương thức giải quyết ban đầu không?
Ms. Lan: Excellent! I'm very pleased we've reached an agreement on this term. Next, let's move to the Dispute Resolution Clause. Do you have any proposals for the initial resolution method?
Mr. David: Chúng tôi ưu tiên hòa giải thông qua đàm phán trực tiếp giữa hai bên trước. Nếu không giải quyết được, sau đó mới tính đến trọng tài.
Mr. David: We prefer mediation through direct negotiation between both parties first. If unsuccessful, only then would we consider arbitration.
Ms. Lan: Chúng tôi cũng đồng ý với phương án đó. Hòa giải luôn là lựa chọn tốt nhất để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Tuy nhiên, chúng ta cần quy định rõ thời gian tối đa cho giai đoạn hòa giải.
Ms. Lan: We also agree with that approach. Mediation is always the best option to maintain a long-term cooperative relationship. However, we need to clearly specify the maximum duration for the mediation phase.
Mr. David: Đúng vậy. Tôi đề xuất tối đa 30 ngày cho hòa giải nội bộ. Nếu sau 30 ngày vẫn không có giải pháp, chúng ta sẽ chuyển sang trọng tài tại Singapore.
Mr. David: That's right. I propose a maximum of 30 days for internal mediation. If after 30 days there's still no resolution, we will proceed to arbitration in Singapore.
Ms. Lan: 30 ngày hòa giải là hợp lý. Về địa điểm trọng tài, liệu chúng ta có thể cân nhắc một trung tâm trọng tài tại Việt Nam để thuận tiện hơn cho công ty chúng tôi không? Ví dụ, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC).
Ms. Lan: 30 days for mediation is reasonable. Regarding the arbitration venue, could we consider an arbitration center in Vietnam for more convenience for our company? For example, the Vietnam International Arbitration Centre (VIAC).
Mr. David: Tôi hiểu sự ưu tiên của cô. Tuy nhiên, chúng tôi có kinh nghiệm hơn với các quy tắc trọng tài quốc tế tại Singapore. Để đi đến thống nhất, liệu chúng ta có thể chọn một địa điểm trung lập được chấp nhận bởi cả hai bên, hoặc luân phiên giữa hai địa điểm tùy theo từng trường hợp cụ thể không?
Mr. David: I understand your preference. However, we have more experience with international arbitration rules in Singapore. To reach an agreement, could we choose a neutral venue acceptable to both parties, or alternate between the two venues depending on the specific case?
Ms. Lan: Lựa chọn một địa điểm trung lập nghe có vẻ là một giải pháp dung hòa tốt. Hoặc việc luân phiên cũng là một ý tưởng thú vị. Tôi cần thảo luận lại với đội ngũ pháp lý của chúng tôi về phương án này. Tôi sẽ phản hồi lại cho ông trước cuối ngày hôm nay.
Ms. Lan: Choosing a neutral venue sounds like a good compromise. Or alternating is also an interesting idea. I need to discuss this option with our legal team. I will get back to you before the end of today.
Mr. David: Vâng, rất cảm ơn cô, cô Lan. Tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ cô. Chúng ta đã đạt được nhiều tiến bộ đáng kể hôm nay.
Mr. David: Yes, thank you very much, Ms. Lan. I look forward to your prompt response. We've made significant progress today.
Ms. Lan: Tôi cũng vậy, ông David. Cảm ơn ông đã hợp tác. Tôi tin rằng chúng ta sẽ sớm đi đến ký kết.
Ms. Lan: Me too, Mr. David. Thank you for your cooperation. I believe we will reach signing soon.
Mr. David: Vâng, tôi rất mong chờ điều đó. Chào cô Lan.
Mr. David: Yes, I very much look forward to that. Goodbye, Ms. Lan.
Ms. Lan: Chào ông David. Hẹn gặp lại.
Ms. Lan: Goodbye, Mr. David. See you again.
Key Vocabulary
Below is a table of important Vietnamese words and phrases used in the dialogue, along with their meanings and example sentences to help you understand their usage in context. These terms are essential for anyone engaging in business negotiations in Vietnamese.
| Tiếng Việt | Meaning | Example | |
|---|---|---|---|
| dự thảo hợp đồng | draft contract | Chúng ta cần xem xét lại dự thảo hợp đồng trước khi ký kết. | |
| cung ứng | supply | Hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu là rất quan trọng. | |
| điều khoản | clause / term (of a contract) | Có một vài điều khoản chúng tôi muốn chỉnh sửa. | |
| thanh toán | payment | Phương thức thanh toán cần được làm rõ. | |
| trả trước | upfront payment / down payment | Chúng tôi yêu cầu 30% trả trước. | |
| giao hàng | delivery (of goods) | Phần còn lại sẽ được thanh toán khi giao hàng. | |
| đề xuất | to propose / proposal | Phía chúng tôi có một số đề xuất cho điều khoản này. | |
| nhượng bộ | concession | Việc giảm giá là một sự nhượng bộ lớn từ phía họ. | |
| kỳ hạn | term / period (of time) | Chúng ta cần thống nhất kỳ hạn thanh toán. | |
| kiểm định chất lượng | quality inspection / quality assurance | Việc kiểm định chất lượng độc lập là cần thiết. | |
| bên thứ ba | third party | Một bên thứ ba sẽ thực hiện kiểm tra. | |
| giải quyết tranh chấp | dispute resolution | Chúng ta cần có một điều khoản giải quyết tranh chấp rõ ràng. | |
| hòa giải | mediation / to mediate | Chúng tôi ưu tiên hòa giải thông qua đàm phán trực tiếp. | |
| trọng tài | arbitration | Nếu hòa giải không thành công, chúng ta sẽ chuyển sang trọng tài. | |
| ký kết | to sign / conclude (a contract) | Tôi tin rằng chúng ta sẽ sớm đi đến ký kết hợp đồng. |
Cultural Notes
In Vietnamese business culture, successful negotiation goes beyond mere transactional exchanges; it often involves building and maintaining strong relationships. Understanding these cultural nuances can significantly impact the outcome of your business dealings.
Tip: Emphasis on Relationship Building (Mối Quan Hệ): Vietnamese business interactions often prioritize establishing 'mối quan hệ' (relationships) and trust before delving deep into contractual details. Initial meetings might focus on getting to know each other, sharing meals, or personal anecdotes. Rushing straight into negotiations without this foundational rapport can be perceived as impolite or overly aggressive. Long-term partnerships are highly valued.
Tip: Indirect Communication and Politeness: Direct refusal or strong disagreement can sometimes be avoided to maintain harmony and 'giữ thể diện' (save face) for all parties. Instead of a direct 'No,' you might hear phrases like 'để tôi xem xét thêm' (let me consider it further), 'điều này hơi khó' (this is a bit difficult), or 'chúng tôi sẽ cố gắng' (we will try). It’s crucial to read between the lines and understand that these indirect responses often signal hesitation or disagreement. Similarly, when you need to express disagreement, do so politely and indirectly, perhaps by presenting an alternative solution rather than simply rejecting a proposal.
Tip: Consensus and Harmony: Reaching a consensus and ensuring harmony among parties is generally preferred over a win-lose outcome. Negotiations often aim for mutually beneficial solutions where everyone feels their interests have been considered. Be prepared for a process that might take time as parties seek common ground and compromise.
Tip: Respect for Hierarchy and Seniority: In formal business settings, always show respect to senior members or those in higher positions. Address them appropriately using honorifics like 'ông' (Mr.), 'bà' (Ms./Mrs.) followed by their first name, or 'anh/chị' if they are closer in age and you've established a rapport. Even when addressing a peer, maintaining a formal tone initially is advisable until a more casual relationship is established.
Tip: Patience is a Virtue: Negotiations in Vietnam can sometimes be a lengthy process. It is common for discussions to span multiple meetings, with time taken for internal consultations and building trust. Exercising patience and not pushing for immediate decisions is vital. Displaying impatience can be counterproductive to establishing a good working relationship.
Practice Exercises
Test your understanding of the key vocabulary and expressions from our dialogue with these fill-in-the-blank exercises. Choose the most appropriate word to complete each sentence.
1. Chúng tôi cần _____ một vài điều khoản trong dự thảo hợp đồng.
Answer
chỉnh sửa
2. Phương thức _____ ban đầu sẽ là hòa giải trực tiếp giữa hai bên.
Answer
giải quyết tranh chấp
3. Phía chúng tôi _____ tỷ lệ trả trước 25% cho hợp đồng này.
Answer
đề xuất
4. Nếu không đạt được sự _____, chúng ta có thể chuyển sang trọng tài.
Answer
thỏa thuận / đồng thuận
5. Chúng ta sẽ _____ hợp đồng sau khi tất cả các điều khoản được thống nhất.
Answer
ký kết
Useful Expressions
Beyond the dialogue, here are some additional useful expressions for contract negotiation and business agreements that will enhance your communication skills at the B2 level. These phrases will help you articulate your points more clearly and professionally.
Chúng tôi rất mong muốn được hợp tác với quý công ty.
We are very eager to cooperate with your esteemed company.
Về vấn đề này, tôi có một vài ý kiến muốn chia sẻ.
Regarding this matter, I have a few opinions I'd like to share.
Chúng ta có thể bàn bạc thêm về điều này vào buổi họp tới không?
Can we discuss this further in the next meeting?
Tôi e rằng điều đó hơi khó chấp nhận ở thời điểm hiện tại.
I'm afraid that might be a bit difficult to accept at the moment.
Chúng ta đã đi đến thống nhất trên các điểm chính yếu.
We have reached a consensus on the key points.
Mục tiêu của chúng ta là tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi.
Our goal is to find a mutually beneficial solution.
Tôi cần tham khảo ý kiến của đội ngũ nội bộ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
I need to consult with my internal team before making a final decision.
Mastering these expressions and understanding the cultural context will significantly improve your ability to negotiate effectively in Vietnamese. Remember that practice is key, so try to incorporate these phrases into your conversations and role-playing exercises. Good luck with your Vietnamese language learning journey!