Situation Context
This conversation takes place in a meeting room between Ms. Lan, a purchasing manager for a large retail chain, and Mr. Minh, a sales representative from a potential food supplier. Ms. Lan is looking to procure a new product line and is negotiating pricing, payment terms, and supply chain reliability with Mr. Minh for a long-term partnership.
Dialogue
A: Chào anh Minh, cảm ơn anh đã sắp xếp buổi gặp mặt hôm nay. Tôi là Lan, phụ trách thu mua của chuỗi siêu thị GreenMart.
A: Hello Mr. Minh, thank you for arranging today's meeting. I'm Lan, the purchasing manager for the GreenMart supermarket chain.
B: Chào chị Lan, rất vui được gặp chị. Tôi là Minh từ công ty thực phẩm An Khang. Chúng tôi rất vinh dự khi được chị quan tâm đến sản phẩm mới của mình.
B: Hello Ms. Lan, very pleased to meet you. I'm Minh from An Khang Food Company. We're very honored that you're interested in our new products.
A: Vâng, chúng tôi đã xem qua danh mục sản phẩm và thấy sản phẩm rau hữu cơ đông lạnh của bên anh rất tiềm năng. Chúng tôi muốn đặt hàng với số lượng lớn để phân phối cho toàn hệ thống. Vậy không biết về chính sách giá và chiết khấu cho đơn hàng lớn sẽ như thế nào?
A: Yes, we've reviewed your product catalog and find your frozen organic vegetable products very promising. We'd like to place a large order for distribution across our entire system. So, what are your pricing policies and discounts for large orders?
B: Với sản phẩm rau hữu cơ đông lạnh, giá niêm yết của chúng tôi là X đồng/kg. Tuy nhiên, nếu chị đặt hàng trên 500kg mỗi đợt, chúng tôi có thể áp dụng mức chiết khấu 5%.
B: For the frozen organic vegetables, our listed price is X dong/kg. However, if you order over 500kg per batch, we can apply a 5% discount.
A: 5% thì hơi thấp so với kỳ vọng của chúng tôi, đặc biệt là khi chúng tôi có ý định đặt hàng thường xuyên và khối lượng còn có thể tăng lên trong tương lai. Anh có thể xem xét một mức chiết khấu cạnh tranh hơn, khoảng 8-10% không?
A: 5% is a bit lower than our expectations, especially since we intend to place regular orders, and the volume could increase in the future. Could you consider a more competitive discount, around 8-10%?
B: Mức 8-10% là một thách thức lớn, chị Lan ạ. Nguyên liệu hữu cơ và quy trình sản xuất của chúng tôi đều rất nghiêm ngặt. Nhưng vì mối quan hệ đối tác lâu dài, nếu chị cam kết số lượng tối thiểu 1 tấn mỗi tháng, chúng tôi có thể điều chỉnh mức chiết khấu lên 7%.
B: An 8-10% level is a significant challenge, Ms. Lan. Our organic ingredients and production process are very strict. But for a long-term partnership, if you commit to a minimum quantity of 1 ton per month, we could adjust the discount to 7%.
A: 7% vẫn chưa thực sự hấp dẫn. Chúng tôi cũng nhận được đề nghị từ các nhà cung cấp khác với giá tốt hơn. Ngoài ra, về điều khoản thanh toán, chính sách của bên anh là như thế nào? Chúng tôi thường yêu cầu công nợ 30 ngày.
A: 7% is still not truly attractive. We've also received offers from other suppliers with better prices. Additionally, regarding payment terms, what is your company's policy? We usually require 30-day credit.
B: Về điều khoản thanh toán, chính sách tiêu chuẩn của chúng tôi là thanh toán 50% trước và 50% khi giao hàng. Tuy nhiên, với khách hàng có uy tín và lịch sử hợp tác tốt như GreenMart, chúng tôi có thể linh hoạt, xem xét thanh toán sau 15 ngày, hoặc 30 ngày cho các đơn hàng tiếp theo sau một vài đơn hàng thử nghiệm.
B: Regarding payment terms, our standard policy is 50% upfront and 50% upon delivery. However, for reputable customers with a good history of cooperation like GreenMart, we can be flexible, considering payment after 15 days, or 30 days for subsequent orders after a few trial orders.
A: Vậy còn về khả năng cung ứng và thời gian giao hàng thì sao? Với khối lượng lớn và phân phối rộng, chúng tôi cần sự ổn định và đúng hẹn. Liệu bên anh có thể đảm bảo nguồn cung liên tục và thời gian giao hàng không quá 3 ngày làm việc kể từ khi đặt hàng không?
A: What about supply capacity and delivery time? With large volumes and wide distribution, we need stability and punctuality. Can you ensure continuous supply and delivery within 3 working days from the order placement?
B: Chắc chắn rồi, chị Lan. Chúng tôi có hệ thống kho lạnh hiện đại và đội ngũ vận chuyển chuyên nghiệp. Với sản phẩm rau hữu cơ, chúng tôi luôn duy trì đủ lượng hàng tồn kho. Thời gian giao hàng trong vòng 3 ngày làm việc là hoàn toàn khả thi, thậm chí có thể nhanh hơn tùy khu vực.
B: Absolutely, Ms. Lan. We have a modern cold storage system and a professional transport team. For organic vegetables, we always maintain sufficient stock. Delivery within 3 working days is entirely feasible, and possibly even faster depending on the area.
A: Nghe có vẻ hợp lý. Để đảm bảo, chúng tôi đề xuất một đơn hàng thử nghiệm khoảng 500kg với mức chiết khấu 7% và thanh toán sau 15 ngày. Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, chúng ta có thể ký hợp đồng dài hạn với các điều khoản ưu đãi hơn.
A: That sounds reasonable. To ensure everything goes smoothly, we propose a trial order of about 500kg with a 7% discount and 15-day payment terms. If everything goes well, we can sign a long-term contract with more favorable terms.
B: Tôi đồng ý với đề xuất thử nghiệm của chị. Đây là một cơ hội tốt cho cả hai bên. Tôi sẽ chuẩn bị hợp đồng và gửi chị xem xét trong thời gian sớm nhất.
B: I agree with your trial proposal. This is a good opportunity for both parties. I will prepare the contract and send it to you for review as soon as possible.
A: Tuyệt vời. Tôi rất mong đợi được hợp tác với An Khang. Cảm ơn anh, Minh.
A: Excellent. I look forward to cooperating with An Khang. Thank you, Minh.
B: Tôi cũng vậy, chị Lan. Cảm ơn chị. Chúc chị một ngày tốt lành!
B: Me too, Ms. Lan. Thank you. Have a good day!
Key Vocabulary
| Tiếng Việt | Meaning | Example |
|---|---|---|
| phụ trách thu mua | purchasing manager | Cô ấy là phụ trách thu mua của một chuỗi nhà hàng lớn. |
| danh mục sản phẩm | product catalog | Chúng tôi đã nhận được danh mục sản phẩm mới nhất từ nhà cung cấp. |
| tiềm năng | potential, promising | Thị trường này có rất nhiều tiềm năng phát triển. |
| chính sách giá | pricing policy | Mỗi công ty có một chính sách giá khác nhau cho khách hàng của mình. |
| chiết khấu | discount | Họ đề nghị một mức chiết khấu hấp dẫn cho đơn hàng lớn. |
| đặt hàng thường xuyên | place regular orders | Chúng tôi muốn đặt hàng thường xuyên để đảm bảo nguồn cung. |
| khối lượng | volume, quantity | Bạn cần đạt khối lượng tối thiểu để nhận ưu đãi. |
| cạnh tranh | competitive | Giá của sản phẩm này trên thị trường rất cạnh tranh. |
| điều khoản thanh toán | payment terms | Hai bên đang thảo luận về điều khoản thanh toán của hợp đồng. |
| công nợ 30 ngày | 30-day credit (payment after 30 days) | Chúng tôi thường yêu cầu công nợ 30 ngày cho các đối tác lâu năm. |
| khả năng cung ứng | supply capacity | Chúng tôi cần biết khả năng cung ứng của bạn trước khi ký hợp đồng. |
| thời gian giao hàng | delivery time | Thời gian giao hàng là yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng. |
| hàng tồn kho | stock, inventory | Công ty luôn duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định. |
| hợp đồng dài hạn | long-term contract | Mục tiêu của chúng tôi là ký kết một hợp đồng dài hạn. |
| điều khoản ưu đãi | favorable terms/conditions | Với số lượng lớn, chúng tôi có thể nhận được điều khoản ưu đãi hơn. |
Cultural Notes
Tip: In Vietnamese business interactions, especially during negotiations, it's common to start with polite greetings and small talk to build rapport before diving directly into the core discussion. This shows respect and helps establish a friendly atmosphere.
Tip: While directness is appreciated, a softer approach to negotiation is often more effective than overly aggressive tactics. Phrases like "hơi thấp so với kỳ vọng" (a bit lower than our expectations) or "chưa thực sự hấp dẫn" (not truly attractive yet) are common ways to express dissatisfaction while maintaining politeness.
Tip: The concept of "mối quan hệ đối tác lâu dài" (long-term partnership) is highly valued in Vietnamese business. Emphasizing the potential for a lasting relationship can be a strong leverage point for securing better terms, as trust and stability are important considerations.
Tip: Flexibility, or "linh hoạt," is a key element in Vietnamese business dealings. While companies may have standard policies, they are often open to negotiation and adjusting terms for valued partners or significant business opportunities, as seen with payment terms in the dialogue.
Practice Exercises
1. Chúng tôi muốn _____ hàng với số lượng lớn. (place an order)
Answer
đặt
2. Mức _____ 5% thì hơi thấp so với kỳ vọng của chúng tôi. (discount)
Answer
chiết khấu
3. Chúng tôi đang thảo luận về các _____ thanh toán. (payment terms)
Answer
điều khoản
4. Công ty cần đảm bảo _____ cung liên tục. (continuous supply)
Answer
nguồn
5. Chúng tôi có thể ký một hợp đồng _____ hạn nếu mọi thứ thuận lợi. (long-term)
Answer
dài
Useful Expressions
Chúng tôi rất vinh dự khi được...
We are very honored to be...
...rất tiềm năng.
...is very promising/has great potential.
Không biết về chính sách... sẽ như thế nào?
I wonder what the policy regarding... will be?
...là một thách thức lớn.
...is a big challenge.
Vì mối quan hệ đối tác lâu dài...
For the sake of our long-term partnership...
Nghe có vẻ hợp lý.
That sounds reasonable.
Tôi rất mong đợi được hợp tác với...
I very much look forward to cooperating with...