状況説明
この会話は、顧客であるアン氏と、ツアー会社の顧客サービス担当者であるラン氏との間で行われた電話でのやり取りです。アン氏は、会社都合で予期せずキャンセルされたツアーについて問い合わせ、返金をリクエストしています。彼らの目的は、状況を明確にし、返金プロセスを理解し、返金が効率的に処理されることを確実にすることです。
会話
A: Xin chào, tôi là An. Tôi gọi để hỏi về chuyến du lịch Hạ Long mã số HL20240515 mà tôi đã đặt cho ngày 15 tháng 5, chuyến đó vừa bị hủy đúng không ạ?
A: こんにちは、アンです。5月15日に予約したハロン湾ツアー、予約番号HL20240515についてお問い合わせです。そのツアーは先ほどキャンセルされたのですよね？
B: Vâng, xin chào ông An. Tôi là Lan, đại diện dịch vụ khách hàng của công ty du lịch XYZ. Đúng vậy ạ, chuyến đi đó không may đã phải hủy bỏ vì lý do bất khả kháng. Chúng tôi rất lấy làm tiếc về sự bất tiện này.
B: はい、アン様、こんにちは。XYZ旅行会社の顧客サービス担当のランと申します。さようでございます、そのツアーは不運にも不可抗力によりキャンセルせざるを得なくなりました。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
A: Tôi hiểu rồi. Tôi nhận được email thông báo hủy nhưng không thấy thông tin chi tiết về việc hoàn tiền. Vậy bây giờ tôi cần làm gì để được hoàn lại toàn bộ số tiền đã thanh toán ạ?
A: 承知いたしました。キャンセル通知のメールは受け取りましたが、返金に関する詳細情報がありませんでした。全額返金してもらうには、今から何をすればいいですか？
B: Vâng, theo chính sách hoàn tiền của công ty chúng tôi đối với các trường hợp hủy tour do lỗi từ phía công ty, quý khách sẽ được hoàn lại 100% số tiền đã thanh toán. Để xử lý, quý khách vui lòng cung cấp mã đặt tour và phương thức thanh toán ban đầu.
B: はい、弊社都合によるツアーキャンセルの場合の返金ポリシーに基づき、お客様にはお支払いいただいた全額を返金させていただきます。手続きのため、予約コードと当初のお支払い方法をお知らせください。
A: Mã đặt tour là HL20240515 như tôi đã nói. Tôi đã thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng qua ứng dụng di động. Tôi có giữ biên lai xác nhận giao dịch.
A: 予約コードは先ほど申し上げたHL20240515です。モバイルアプリで銀行振込により支払いました。取引確認の領収書は手元にあります。
B: Tuyệt vời ạ. Ông An có thể vui lòng gửi biên lai đó qua email cho chúng tôi theo địa chỉ support@xyz.com.vn cùng với số tài khoản ngân hàng của quý khách để chúng tôi tiện hoàn trả không ạ?
B: 承知いたしました。アン様、返金手続きのために、その領収書とお客様の銀行口座番号をsupport@xyz.com.vnまでメールでお送りいただけますでしょうか？
A: Được thôi, tôi sẽ gửi ngay sau cuộc gọi này. Vậy thời gian xử lý hoàn tiền sẽ mất khoảng bao lâu và tôi có nhận được thông báo khi giao dịch hoàn tất không?
A: わかりました、この電話の後すぐに送ります。返金処理にはどのくらい時間がかかりますか、また、取引が完了した際には通知を受け取れますか？
B: Thông thường, quá trình hoàn tiền sẽ được xử lý trong vòng 5-7 ngày làm việc kể từ khi chúng tôi nhận được đầy đủ thông tin và biên lai hợp lệ từ quý khách. Sau khi giao dịch hoàn tất, chúng tôi sẽ gửi email xác nhận cho ông An ạ.
B: 通常、お客様から必要な情報と有効な領収書をすべて受け取ってから5～7営業日以内に返金処理が完了いたします。取引完了後、アン様には確認メールをお送りいたします。
A: 5-7 ngày làm việc. Tôi hy vọng sẽ nhận được tiền sớm vì tôi có kế hoạch sử dụng số tiền đó cho chuyến đi khác. Mong quý công ty xử lý nhanh chóng giúp tôi.
A: 5～7営業日ですね。別の旅行でそのお金を使う予定があるので、早めに受け取りたいです。御社には迅速な処理をお願いいたします。
B: Chúng tôi hoàn toàn thấu hiểu. Chúng tôi cam kết sẽ ưu tiên xử lý yêu cầu của ông An một cách nhanh nhất có thể. Nếu trong quá trình đó có bất kỳ vấn đề gì, chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại.
B: 完全に承知いたしました。アン様のご要望を最優先で、できる限り迅速に処理することをお約束いたします。処理中に何か問題が発生した場合は、弊社から積極的にご連絡させていただきます。
A: Vâng, cảm ơn cô Lan rất nhiều vì đã hỗ trợ. Tôi sẽ gửi email ngay bây giờ.
A: はい、ランさん、ご協力いただきありがとうございます。今すぐメールを送ります。
B: Không có gì ạ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác, xin đừng ngần ngại liên hệ lại với chúng tôi. Chúc ông An một ngày tốt lành!
B: どういたしまして。他に何かご不明な点がございましたら、ご遠慮なく再度ご連絡ください。アン様、良い一日をお過ごしください！
主要語彙
| Tiếng Việt | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| Hủy (bỏ) | キャンセルする、取り消す | Chuyến bay của tôi đã bị hủy do thời tiết xấu. |
| Hoàn tiền | 返金する | Tôi muốn yêu cầu hoàn tiền cho đơn hàng này. |
| Bất khả kháng | 不可抗力、予期せぬ事態 | Sự cố kỹ thuật là lý do bất khả kháng khiến tour bị hủy. |
| Bất tiện | 不便 | Chúng tôi rất lấy làm tiếc về sự bất tiện này. |
| Chính sách | 方針、ポリシー | Theo chính sách hoàn tiền của công ty, bạn sẽ được hoàn 100%. |
| Cung cấp | 提供する | Quý khách vui lòng cung cấp thông tin chi tiết. |
| Phương thức thanh toán | 支払い方法 | Bạn đã chọn phương thức thanh toán nào? |
| Biên lai | 領収書 | Tôi cần giữ biên lai để đối chiếu. |
| Xác nhận | 確認する、確認 | Bạn có thể xác nhận lại đơn hàng không? |
| Xử lý | 処理する、対応する | Yêu cầu của bạn đang được xử lý. |
| Thông tin chi tiết | 詳細情報 | Bạn có thể cho tôi biết thông tin chi tiết hơn không? |
| Thấu hiểu | 深く理解する、共感する | Chúng tôi thấu hiểu những lo lắng của quý khách. |
| Cam kết | 公約する、誓約する | Chúng tôi cam kết chất lượng dịch vụ tốt nhất. |
| Ưu tiên | 優先する、優先事項 |
文化的注意点
ヒント: このような公式な状況では、不満を表明する場合でも、丁寧で間接的な口調を保つのが一般的です。「Tôi hiểu rồi」（承知いたしました）のようなフレーズを要求を述べる前に使うと、敬意を伝えるのに役立ちます。
ヒント: 人を丁寧に呼ぶことは非常に重要です。男性には「Ông」（〜様）、女性には「Bà」（〜夫人）、または「Cô」（若い女性に〜さん）／「Chị」（少し年上の女性に〜さん）が標準的です。顧客サービス担当者は、顧客を「quý khách」（お客様）と呼んだり、その肩書き（Ông An）を使ったりすることがよくあります。
ヒント: 謝罪（「xin lỗi」または「rất lấy làm tiếc」）は、サービス提供者によって、彼らのコントロールが及ばない状況に対しても頻繁に使われ、共感を示し、良好な顧客関係を維持するためです。同様に、顧客も「vui lòng」（どうぞ）や「có thể...」（〜していただけますか）のような丁寧なフレーズを要求の前に置くことがよくあります。
ヒント: 事務処理、特に返金手続きにおいては、一般的に忍耐が期待されます。迅速な解決を望む気持ちを表現することは許容されますが、あまりにも強く要求しすぎると失礼と見なされる可能性があります。担当者が「cam kết sẽ ưu tiên xử lý」（処理を最優先することをお約束します）という表現を使うのは、一般的な安心させるフレーズです。
練習問題
1. Tôi gọi để _____ về chuyến du lịch đã bị hủy. (問い合わせる)
解答
hỏi
2. Chuyến đi đó không may đã phải _____ bỏ vì lý do bất khả kháng. (キャンセルする)
解答
hủy
3. Theo _____ hoàn tiền của công ty, quý khách sẽ được hoàn lại 100% số tiền. (ポリシー)
解答
chính sách
4. Quý khách vui lòng _____ mã đặt tour và phương thức thanh toán ban đầu. (提供する)
解答
cung cấp
5. Chúng tôi cam kết sẽ _____ yêu cầu của ông An một cách nhanh nhất có thể. (処理する)
解答
xử lý
役立つ表現
Tôi muốn yêu cầu hoàn lại tiền.
返金をリクエストしたいです。
Xin lỗi vì sự cố không mong muốn này.
この予期せぬ事態について申し訳ありません。
Chuyện này đã gây ra rất nhiều rắc rối cho tôi.
これは私にとって多くの問題を引き起こしました。
Quý khách vui lòng đợi trong giây lát để chúng tôi kiểm tra thông tin.
情報確認のため、しばらくお待ちください。
Thời gian hoàn tiền dự kiến là bao lâu?
返金にはどのくらい時間がかかりますか？
Chúng tôi sẽ thông báo cho quý khách ngay khi hoàn tất.
完了次第、お客様にご連絡いたします。
Cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của quý khách.
ご理解とご協力に感謝いたします。